Il tuo spazio di lavoro ottimale
Una stanza d’albergo, un quaderno nuovo, una scrivania vuota. Un sentimento di leggerezza e benessere accomuna queste immagini, apparentemente slegate tra di loro.
L’emozione di un nuovo inizio, che si tratti di sistemare i propri effetti personali in una camera d’hotel, scrivere su un foglio bianco o allestire una nuova postazione di lavoro, ha un grandissimo potere distensivo, che facilita concentrazione e produttività.
Portare questa sensazione nella quotidianità è una sfida possibile e doverosa per stare bene e lavorare meglio. Nel lavoro l’organizzazione personale ci aiuta ad allestire una plancia di comando funzionale che ci supporta nello svolgimento di compiti e mansioni e limita al massimo le perdite di tempo e di energie.
Il costo della disorganizzazione
Secondo una ricerca di Gartner, in media impieghiamo circa 18 minuti a cercare un documento. Sempre Gartner stima che tra il 20 e il 50% delle chiamate all’help desk aziendale riguardino il reset delle password. Un tempo infinito!
L’impatto in realtà è ancora più importante, se consideriamo la continua frustrazione, gli attriti con i colleghi, il tempo necessario a ritrovare la concentrazione ogni volta che viene interrotto il flusso lavorativo.
Lo spazio di lavoro
Facciamo un passo indietro. Spesso la produttività è associata alla capacità di portare a termine il maggior numero di compiti nel minor tempo possibile. In questa corsa spasmodica nessuna o poca attenzione è riservata alla preparazione e alla manutenzione dello spazio lavorativo, che invece ha un ruolo fondamentale nel favorire, o al contrario ostacolare, il raggiungimento degli obiettivi quotidiani.
Scrivanie coperte da pigne di fogli non identificati, cassettiere diventate cimiteri di vecchi gadget, merendine scadute e graffette, documenti importanti che non troviamo mai nel momento del bisogno, ore passate a cercare l’ultima versione di un progetto. Un quadro tanto angosciante quanto comune.
Se da un lato riesce semplice immaginare che per un fabbro, o un chirurgo, sia indispensabile avere i propri strumenti a portata di mano e perfettamente funzionanti nel momento del bisogno, si fa fatica a capire che le stesse regole valgono anche per chi lavora alla scrivania.
Per favorire produttività, concentrazione e benessere è indispensabile che lo spazio di lavoro sia studiato in base alle attività da svolgere, reso comodo e funzionale e rivisto con regolarità per avere solo ciò che serve, tenendolo sgombro dal superfluo e dalle distrazioni.
Lo spazio di lavoro è fisico, rappresentato dalla scrivania, i cassetti, gli scaffali, documenti e strumenti e la stanza in cui lavoriamo (sia casa o ufficio), ma anche digitale, composto da strumenti e spazi virtuali, cartelle, app, drive condivisi, contatti, username e password. Abbiamo anche uno spazio mentale, dimora di attenzione e concentrazione, che beneficia largamente dell’organizzazione dello spazio fisico e digitale.
È ormai risaputo che l’organizzazione è un fatto sociale, non solamente individuale, infatti non influenza solo la produttività del singolo ma anche quella delle persone vicine. In ufficio, come a casa, perdite di tempo e attriti causati dalla confusione, dall’incapacità di trovare un documento quando serve e magari doverlo ristampare ogni volta, ha impatti notevoli non solo sull’umore ma anche sulla spesa, economica per l’azienda, ed energetica per la persona e il clima aziendale.
Better workplace
È a partire da queste considerazioni che Organizzare Italia ha ideato Better Workplace – Il tuo spazio di lavoro ottimale, con organizzazione corso in streaming di 4 ore rivolto a piccoli gruppi di partecipanti (da 6 a 8) alla ricerca un metodo e di strumenti per rendere più efficace e produttivo il proprio spazio di lavoro, per iniziare il lavoro con lucidità e controllo e finirlo con completezza e soddisfazione.
Il corso comprende esercizi, giochi e momenti pratici che possono facilmente essere ricondotti a strategie organizzative funzionali da mettere in pratica immediatamente nel proprio lavoro.
Better Workplace è uno dei moduli che Organizzare Italia offre per organizzarsi al lavoro. Sono previste agevolazioni per la partecipazione di più persone della stessa azienda.
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