Workflow: come gestire il flusso lavoro senza esserne travolti
Il flusso di lavoro è tutto ciò che include quello di cui ci dobbiamo occupare durante la giornata, dall’elaborazione delle email in entrata alla partecipazione alle riunioni programmate, dalla risposta estemporanea a un collega allo scrivere o studiare un testo, dalla lettura di un messaggio su Whatsapp alla decisione se intraprendere o meno un progetto.
Nel flusso di lavoro ricade qualsiasi tipo di attività, con ogni tipo di importanza, valore e priorità. È per questo motivo che molto spesso invece che governarlo ci troviamo travolti.
La quantità
La quantità di tutti gli input in entrata è molto elevata e non sembra mai diminuire, anzi la sensazione è quella di un costante aumento degli stimoli di tutti i tipi in ogni momento.
Questo enorme massa che ci circonda e ci avvolge crea un senso di sovraccarico e sopraffazione, ci sembra infatti di perdere il controllo rispetto a ciò che deve essere fatto e riduce le nostre capacità decisionali che spesso si trasformano in automatismi e abitudini non sempre funzionali. Ma queste ci mantengono in azione e quindi, ci sembra, di essere produttivi.
Se la quantità là fuori non accenna a diminuire l’unica cosa che possiamo fare è tutelarci da soli, quindi trovare metodi e strategie organizzative personali non tanto per ridurre la quantità, ma per limitare l’effetto spiacevole che questa ha su di noi.
La qualità
La qualità delle informazioni e degli input che ci arrivano è molto spesso scarsa o addirittura dannosa per il nostro flusso di lavoro. Secondo le ricerche i lavoratori occupano metà del tempo a ricevere e gestire informazioni e solo l’altra metà a usarle effettivamente per il proprio lavoro. Inoltre in media solo il 40% di tutte le informazioni ricevute sono effettivamente vitali e cruciali per i propri compiti.
Questo significa che si perde tanto tempo e si investono tante energie nel gestire informazioni e input non rilevanti, che non restituiscono un vero valore aggiunto. Questo incide in maniera forte sulla gestione del flusso di lavoro e sui risultati, più o meno soddisfacenti, a cui si perviene.
La produttività
Quando si pensa a un flusso di lavoro funzionale se ne dà una lettura in termini di produttività ovvero si deve gestire meglio per produrre di più. Ma la sana e sostenibile produttività è data da un equilibrio tra le risorse che si investono e i risultati che si ottengono, anche a livello personale. Nella corretta e naturale gestione del flusso di lavoro l’obiettivo deve essere proprio quello di raggiungere un livello di equilibrio tra quello che impieghiamo e ciò che ne risulta.
È evidente quindi che per riconoscere e valutare le risorse a disposizione, e poi decidere come e dove impiegarle, sono necessarie dei processi organizzativi personali efficienti ed efficaci. Nessuno ce li insegna purtroppo, e tutti andiamo avanti per prove ed errori, tentando, e non sempre riuscendo, di trovare il nostro punto di equilibrio.
Le competenze organizzative
Le abilità e le capacità organizzative stanno alla base della valutazione della quantità e qualità di input e informazioni, e fungono da volano alla vera produttività, ovvero al giusto equilibrio tra risorse spese e risultati conquistati.
Per questo motivo è importante individuare quali sono queste competenze organizzative, è necessario valutarle ed è fondamentale allenarle. In questo modo si diventa artefici della propria giornata di lavoro e non si rimane invece succubi di ciò che arriva, si affronta in maniera più serena e con un maggiore senso di controllo il grande traffico di informazioni e l’enorme movimento di dati e stimoli.
La flessibilità
In un mondo così pieno di cambiamenti e di complessità diventa fondamentale porre l’attenzione e le energie sulla micro-organizzazione che connota il nostro flusso di lavoro.
La caratteristica principale di questo approccio è la grande flessibilità che i sistemi e metodi organizzativi personale adottati devono avere. L’organizzazione dei micro-processi e le micro- strategie che scegliamo devono infatti avere una grande capacità di adattamento e devono aiutarci ad affrontare in maniera efficace, e al contempo morbida, tutto ciò che arriva.
Quindi l’organizzazione del proprio flusso di lavoro non deve essere rigida, super programmata e enormemente pianificata, ma deve possedere tutti quegli elementi che ci permettono di non perdere il controllo sulle cose e di avere una visione del tutto ma anche del dettaglio. Nel contempo però deve permettere di poter prendere decisioni in maniera anche estemporanea, deve dare la possibilità di capire in ogni momento a cosa dedicare l’attenzione, deve supportare per intraprendere le azioni giuste al momento giusto.
Il modulo formativo Best Workflow ti aiuta a comprendere come gestire tutto ciò che arriva, come e quando dedicarti all’elaborazione di input e informazioni, come organizzare le decisioni e quali strumenti possono aiutarti in questo processo. Una volta acquisito il metodo è molto più facile sperimentare e capire come impostare un flusso di lavoro efficiente e molto soddisfacente!
Se vuoi organizzarti meglio e avere più controllo sul tuo flusso di lavoro digitale iscriviti subito al Best Workflow.
