I dati dell’indagine sulla scrivania, il quarto Desk Day
L’organizzazione percepita e vissuta dagli italiani: ecco il focus dell’indagine condotta da Organizzare Italia quest’anno per la celebrazione del quarto Desk Day, la giornata nazionale dedicata alla gestione razionale e funzionale della scrivania.
Lo spazio della scrivania è spesso sottovalutato. Ci si appoggia di tutto, raccoglie, come fosse un archivio, le pratiche e il lavoro sospeso e diventa troppo spesso uno spazio incapace di sostenere le persone durante lo svolgimento del proprio lavoro. Per non parlare della scrivania digitale spesso completamente fuori controllo. Ma perché accade tutto questo? Perché nell’organizzazione e gestione della scrivania non si parte mai dalla persona e dalla necessità di avere uno spazio organizzare per agevolare il flusso di lavoro, ma piuttosto si pensa alla scrivania come ad uno spazio da ordinare quando si ha tempo o quando diventa impossibile posizionarvi ancora qualcosa.
L’indagine che abbiamo realizzato proprio in vista del 6 dicembre giorno in cui dal 2018 si festeggia il Desk Day ci ha consegnato diversi dati interessanti.
Il primo tra questi è che 206 persone hanno risposto alle nostre domande avendo la curiosità di scoprire il proprio comportamento rispetto alla gestione di questo spazio ma anche i punti deboli e di miglioramento della propria organizzazione personale.
Sono più del 60% i rispondenti al sondaggio che dichiarano di usare la scrivania spesso come un archivio, e anche se il 50% circa si prende del tempo per sistemarla, il restante 50% non lo fa con la conseguenza di doversi interrompere per cercare ciò di cui si ha bisogno.
Ansia e stress sono le emozioni che ne derivano per il 54% dei rispondenti, mentre per il 32% tali emozioni si alternano a quelle positive ispirate dall’organizzazione, ma solo 28 persone su 206 dichiarano di poter contare sull’organizzazione della propria scrivania nei momenti di intenso lavoro.
Per superare e affrontare caos e superfluo il 23% circa alleggerisce superfici di lavoro e cassetti, ma il 43% lo fa solo a volte o mai trovandosi a dovere muoversi con lentezza e non potendo sfruttare al massimo il proprio spazio.
Anche lo spazio digitale non è gestito molto meglio perché sebbene la capacità di archiviare sia molto alta e riguardi più del 60% degli interrogati solo il 20% circa dichiara di organizzare documenti digitali, cartelle sul desktop e apps sullo smartphone sempre, mentre per tutti gli altri avviene in maniera discontinua, penalizzando il lavoro e la sua organizzazione.
Il 60% circa afferma che le persone non si lamentano con lui della sua organizzazione personale, ma il 40% riceve lamentele da a volte a sempre; una percentuale importante che ci ricorda quanto l’organizzazione personale dello spazio di lavoro possa incidere sulle relazioni e impattare sulla quotidianità altrui.
L’indagine condotta sull’organizzazione della scrivania attraverso il link https://organizzareitalia.typeform.com/to/PEVJlG descrive una popolazione che rispetto ai quesiti posti è in parte confusa e poco consapevole e in parte interessata ma incapace di mettere in atto comportamenti coerenti e continuativi.
In buona sostanza i profili scaturiti dal test che restituiscono immediatamente al rispondente una breve profilo descrivono quattro tipologie di persone: il precisino che cerca una organizzazione fine a sé stessa, che gli permette di ordinare lo spazio per sentirsi bene ma che non facilita il dialogo con colleghi e conviventi. L’impaziente che conosce le regole della buona organizzazione ma non sempre le mette in pratica trovandosi a non poter contare sull’organizzazione del suo spazio proprio nel momento del bisogno e a dover fare i conti con ansia e stress nei momenti di intenso lavoro. Il creativo che tralascia l’organizzazione e l’ordine, ma accusa fortemente il peso della sua disorganizzazione e desidera migliorarla e infine il sorpreso che non ha mai preso in considerazione di dedicare tempo all’organizzazione, ma ha scoperto che qualche momento investito nell’organizzazione dello spazio della scrivania può tradursi in tempo risparmiato.
Come fare allora ad eliminare il superfluo dalla propria scrivania e trasformarlo in uno spazio strategico per il lavoro? Tenendo a portata di mano solo ciò che serve, prendendo la sana abitudine di riporre ciò che si è usato e allontanando dalla superficie della scrivania superfluo e ogni fonte di distrazione. Questo solo per iniziare, per tutto il resto consulta il nostro sito www.organizzareitalia.com
