Uno, due, tre…Progetto!
Ti è mai capitato di avere un’idea o di dover fare qualcosa e non sapere da dove e come partire? Che ciò accada nella tua vita privata o lavorativa, forse hai bisogno di mettere in campo un progetto!
Cos’è un progetto?
Secondo Treccani il progetto è “un’idea, un proposito più o meno definito, riguardo a qualcosa che si ha intenzione di fare o d’intraprendere”.
Partendo da questa definizione generale, Il primo presupposto è, quindi, che tu abbia un’idea o un proposito dal quale partire.
Perché l’idea possa divenire un progetto ti occorrono tre requisiti fondamentali:
- Fissare uno o più obiettivi da raggiungere
- Preparare un piano delle azioni da intraprendere
- Sapere quali risorse sono necessarie per realizzare le azioni
Gli obiettivi di progetto
Gli obiettivi del tuo progetto devono essere chiari sin dall’inizio e riassumibili nell’acronimo S.M.A.R.T ovvero:
S = Specific (Specifici)
M = Measurable (Misurabili)
A = Achievable (Realizzabili)
R = Relevant (Rilevanti)
T = Time-based (Temporizzabili)
L’acronimo S.M.A.R.T. ti permette, quindi, di analizzare oggettivamente un progetto e capire se e quanto l’obiettivo che intendi raggiungere sia chiaro, definito, misurabile, fattibile e strutturabile/verificabile su di una base temporale concreta.
La pianificazione delle attività
Una volta definiti gli obiettivi sarà utile pianificare le azioni necessarie per perseguire tali obiettivi. In primo luogo ti servirà valutare quali sono le attività principali da mettere in campo e quali sono le priorità e le propedeuticità tra le varie azioni, così da eseguirle in maniera efficace.
Per effettuare la pianificazione delle attività, in coerenza con gli obiettivi da raggiungere, è necessario, inoltre, che tu faccia una valutazione delle risorse necessarie per realizzare il progetto.
La regola delle 6 M
Per aiutarti a definire quali sono le risorse a cui fare riferimento puoi prendere spunto dalla regola delle 6 M che ti indica quali sono le risorse il cui utilizzo è da valutare per la pianificazione e la gestione di un progetto.
A seconda del progetto da mettere in campo potranno servirti, in misura diversa, le risorse di seguito elencate:
- Methods = Metodi
- Materials = Materiali
- Machinery = Macchinari
- Money = Soldi
- Man Power = Forza Lavoro
- Minutes = Minuti
Il monitoraggio del progetto
Al fine di valutare se stai perseguendo efficacemente gli obiettivi e implementando correttamente il progetto potrai fissare delle milestones per valutare il successo del tuo progetto in fasi intermedie e nella fase finale.
In alcuni casi, infine, potresti utilizzare alcuni metodi che potrebbero aiutarti nello sviluppo del progetto e nel raggiungimento degli obiettivi come, ad esempio, il metodo GTD.
La gestione di un progetto secondo il GTD
David Allen, autore del famoso metodo (e omonimo libro) “Getting thing done” (GTD), rivede il concetto di organizzazione del lavoro attraverso la frammentazione dei progetti in micro-obiettivi e azioni.
In sostanza, permette di organizzare obiettivi, attività ma anche semplici commissioni inserendo tutte queste idee all’interno di un sistema organizzato, trasformandole in piccole attività che possono essere affrontate una alla volta in modo pressoché immediato.
Il metodo GTD è composto da cinque fasi che ti aiuteranno a liberare la mente eliminando il fastidio di ricordare le cose da fare, e favorendo la tua concentrazione sulla loro esecuzione, rimuovendo tutte le distrazioni inutili.
Le cinque fasi si concretizzano nelle seguenti azioni:
- Raccogli tutte le cose che devi fare
- Trasforma le idee che hai raccolto in azioni concrete
- Organizza e definisci le priorità tra le azioni che dovrai svolgere
- Verifica tutti i progetti aperti e le cose da fare
- Fai tutte le cose che devi fare
L’importante è fare una cosa alla volta per raggiungere l’obiettivo prefissato e portare a fine il progetto.
E ricordati che “un sogno è solo un sogno. Un obiettivo è un sogno con un progetto e una scadenza.” (Harvey B. Mackay)