Dalla scrivania al progetto, come l’organizzazione personale aiuta a lavorare bene.
Il 6 dicembre scorso, per il secondo anno si è celebrato il Desk Day, la giornata nazionale dell’organizzazione della scrivania. Una giornata istituita da Organizzare Italia per invitare a riflettere sull’uso che quotidianamente facciamo dei nostri spazi lavorativi. La scrivania, o il tavolo di lavoro, il desktop o lo schermo dello smartphone, hanno molto a che fare con noi, con l’organizzazione quotidiana della nostra giornata lavorativa, con la nostra soddisfazione, con la nostra capacità di portare a termine un compito. Infatti, aldilà della professione che si svolge, è su questi ambienti di lavoro che prendono forma le attività e i progetti, e spesso, in fasi diverse, è sugli stessi spazi che se ne determinano i risultati.
Durante il Desk Day di quest’anno è stato lanciato un sondaggio dal titolo “Dimmi che scrivania hai e ti dirò chi sei” al quale hanno risposto 254 persone. Il sondaggio online ha restituito una fotografia interessante circa abitudini e comportamenti organizzativi più o meno virtuosi, ma soprattutto su percezione e valore dell’organizzazione personale al lavoro, su grado di confidenza con strumenti di organizzazione e collaborazione lavorativa e su livelli diversi di aspettativa nei confronti di metodi organizzativi al fine di migliorare se stessi e le proprie giornate lavorative.
Dal sondaggio è emerso che il 60% tiene a portata di mano soprattutto ciò che usa quotidianamente e che l’80% sa esattamente dove trovare documenti e informazioni nei propri spazi fisici e digitali, ma solo pochi, il 16%, usano categorie ed etichette per ritrovare e far ritrovare le cose velocemente.
Parecchi usano la scrivania come archivio o per ospitare documenti a cui non stanno attivamente lavorando e solo la metà dei rispondenti ha l’abitudine di alleggerire ed eliminare dal superfluo la superficie di lavoro, i cassetti e raccoglitori, e di archiviare documenti digitali cartacei con lo stesso sistema di categorie. Solo per il 43%, inoltre, la riorganizzazione, sia fisica che virtuale, perdura a lungo, per gli altri dopo un po’ si torna al caos iniziale.
Le cose peggiorano nei momenti di intenso lavoro durante i quali diventa difficile per la maggior parte delle persone tenere in ordine, anche se rimane importante per il 70% dare priorità all’organizzazione degli spazi per lavorare e muoversi in maniera soddisfacente e la maggior parte dichiara, con consapevolezza, che quando lavora l’organizzazione della scrivania, fisica e virtuale, gli permette di procedere con fluidità.
Il sondaggio rivela quanto l’organizzazione sia percepita come competenza fondamentale dalla maggior parte dei rispondenti, spesso sia sperimentata e messa alla prova nel momento del bisogno. Tuttavia l’investimento è talvolta parziale e spesso, malgrado le buone intenzioni, annullato da pratiche e cattive abitudini già in atto che con fatica si riescono a scardinare.
Lavorare con organizzazione significa investire su se stessi, migliorare le proprie abilità, raggiungere obiettivi desiderati, collaborare con soddisfazione con gli altri al fine di conseguire un risultato comune e condiviso. È per questo che l’organizzazione non può essere un progetto a breve termine, ma un investimento graduale, che comporta una serie di pratiche da attivare, una per volta, con un approccio organizzato alle attività, ai compiti, agli impegni, ai progetti. E questo soprattutto in ambito lavorativo dove la complessità dei compiti, la molteplicità delle informazioni, la velocità del cambiamento, la progettualità e il sovrapporsi degli incarichi richiedono un’organizzazione personale solida attorno a cui costruire il buon esito di un progetto e il successo di un team o di un’azienda.
La micro-organizzazione a partire dalla scrivania, virtuale e non, consente, grazie a un continuo riassestamento e alla rimodulazione in base alle esigenze, di mantenere viva e lucida l’attenzione rispetto alla propria attività lavorativa, di dare vita a progetti nuovi, di eliminare ciò che ostacola creatività e focalizzazione, facilitando collaborazione e comunicazione e permettendo di lavorare con meno stress e spreco di risorse.
