Agenda cartacea vs elettronica: l’eterna battaglia

Ogni anno, a gennaio, un professional organizer si alza e sa che dovrà scegliere a quale fazione appartenere: ai pragmatici, che scelgono di organizzare le proprie attività con un’agenda elettronica, o ai romantici, che optano invece per la classica agenda cartacea. E’ uno scontro che si rinnova ogni anno e non c’è mai vincitore.
Io, personalmente, resto sempre indeciso fino a dicembre: ogni anno mi ripropongo di utilizzare un’agenda cartacea, sicuro che sarà la mia compagna preziosa per un anno proficuo e invaghito dalla magia che ogni oggetto fatto di carta esercita su di me. Poi mi ritrovo invece a segnare tutti i miei appuntamenti sullo smart phone… e tanti saluti alla magia.
Ma qual è lo strumento migliore e più efficace per la nostra organizzazione? Come puoi immaginare non c’è una risposta: dipende da te. Ognuno di noi, infatti, si trova meglio con una delle due modalità, che hanno entrambe i propri pregi e difetti: vediamo insieme quali!

L’AGENDA CARTACEA
Pregi
– permette di avere una visione d’insieme delle attività programmate, specialmente
quando è settimanale;
– la sua materialità ti permette di incollarci bigliettini da visita, foto, to-do-list, note
scritte da noi o altri, oppure di disegnarci qualcosa, rendendola simile a un diario e
più emozionale da usare;
– è sempre disponibile; ovvero per funzionare non dipende dalla rete internet oppure
dalla batteria e dalla rete elettrica.

Difetti
– è voluminosa: per quanto piccola, infatti, è difficile che un’agenda possa essere
infilata in una tasca. Specialmente per gli uomini, che non utilizzano borse, questo
può diventare un problema;
– prevede il supporto di penna o matita: è vero, una persona davvero organizzata ha
sempre con sé una penna, ma in ogni caso è una complicazione in più che segna un
punto a sfavore dell’agenda tradizionale.
– avendo spazio a disposizione per scrivere, spesso si rischia di utilizzarla come una
lista di cose da fare, finendo per non essere uno strumento efficace.
– deve essere sempre sotto vista: non serve a nulla, infatti, segnare diligentemente i
propri impegni in agenda se poi non la controlliamo. Al contrario dell’agenda elettronica, infatti, lei non può avvisarti che è arrivata l’ora della riunione o che quella scadenza importante si sta avvicinando.

L’AGENDA ELETTRONICA
Consideriamo Google Calendar, che è l’agenda elettronica più diffusa e pratica:

Pregi
– è sincronizzabile con altri calendari; vuoi che nella tua agenda compaiano anche gli impegni di tuo marito o dei tuoi figli? Basta importare un URL nell’apposita sezione. Allo stesso modo, puoi condividere un tuo calendario con altri utenti;
– è visibile e sincronizzabile su più dispositivi: essendo collegata ad un account, l’agenda elettronica la puoi vedere sul tuo smart phone, sul tuo pc e sul tuo tablet. Basta accedere all’app o alla pagina web e inserire i tuoi dati di accesso. Essendo un app Google, tra l’altro, è integrabile con le altre app dello stesso sistema: al tuo impegno segnato in agenda puoi allegare un file estratto da Google Drive, oppure farti inviare un’e-mail di avviso al tuo indirizzo Gmail;
– è personalizzabile nella vista: puoi scegliere di volta in volta se visualizzare una giornata, una settimana o un mese, con estrema versatilità. Puoi inoltre impostare l’app perché appaia nel desktop del tuo smart phone, scegliendo anche il formato, in modo da averla sempre sott’occhio come un’agenda tradizionale;
– è sempre più automatica: molte prenotazioni eseguite online, infatti, con l’e-mail di conferma inviano un file che, se aperto, segna automaticamente l’appuntamento nella tua agenda;
– puoi impostare allarmi e sveglie affinché ti ricordino dell’impegno o della scadenza segnata in agenda. Quindi, dopo aver segnato l’appuntamento, la tua mente potrà dimenticarsene, viaggiando più leggera: ci penserà l’app a ricordartelo!

Difetti
– può non essere sempre disponibile: ovvero per funzionare dipende dalla rete internet
oppure dalla batteria e dalla rete elettrica;
– è impersonale: vero è che si possono personalizzare i colori degli impegni a seconda
del tipo e le suonerie degli avvisi, ma non c’è quella sensazione magica di cui ti parlavo prima, che molti avvertono quando sfogliano un oggetto di carta.

Temo che, alla fine, anche quest’anno per me sarà un anno elettronico. Troppi, secondo me, i pregi di questo strumento preziosissimo e praticissimo. E tu? Di che agenda sei?