Delegare o non delegare, questo è il dilemma
Nei nostri laboratori affrontiamo il tema dell’organizzazione delle risorse personali, di gestione di tempo, spazio ed energie e, dal confronto con i partecipanti, manager d’azienda, imprenditori, liberi professionisti, si evince che la quantità di impegni e di input è sempre in crescita, spesso di dimensioni troppo grandi per essere affrontata serenamente. Nel corso della giornata di lavoro ci si prende in carico o vengono attribuite troppe cose da fare rispetto al tempo e all’energia a disposizione, e questo non fa che gravare sulla possibilità di portare tutto a compimento, alimentando così una sensazione di frustrazione e di spossatezza.
Analizzare l’insieme di azioni che la persona compie durante la giornata – a questo scopo può essere utile tenere un diario di bordo per qualche giorno per capire dove va a finire il proprio tempo – aiuta a scoprire delle cose interessanti. Molti sono i minuti sprecati nel cercare cose e informazioni che non si trovano al primo colpo, nell’elaborare input spesso non rilevanti, nel cercare di gestire interruzioni e distrazioni. A un ulteriore valutazione si nota che molte delle azioni potrebbero in realtà essere fatte da altri: far fare ad altri invece che occuparsene in prima persona ha come fondamento la capacità di sapere delegare.
Delegare può essere difficile
In un sondaggio condotto dalla Stanford University del 2013 il 35% dei dirigenti ha affermato che la delega è qualcosa che devono migliorare, mentre il 37% ha affermato che stanno attivamente cercando di migliorare questa competenza. Quindi, perché oltre due terzi di tutti i dirigenti afferma di aver bisogno di migliorare le proprie capacità di delega? Sapere delegare non è una competenza che si insegna, si da per scontato che una persona, in particolare dirigente o manager, lo sappia fare. Ma la delega è intrinsecamente difficile, presume una solida organizzazione personale di base e un insieme di competenze nelle quali non tutti sono ugualmente allenati.
Il dilemma di delegare
Delegare è uno degli aspetti più impegnativi dell’organizzazione personale e diventa sempre più importante e difficile quanto più si sale nell’organigramma aziendale. Uno dei motivi è la difficoltà di articolare in maniera chiara le fasi del lavoro e il risultato finale, quindi pur conoscendo il lavoro che deve essere svolto, viene più facile scegliere di farlo da soli.
Delegare prende tempo
Un secondo motivo è che delegare è una sfida di gestione del tempo: è necessario dedicare tanto tempo per accompagnare il delegato nell’apprendimento dell’attività delegata, non c’è scorciatoia. Affinché l’altra persona svolga un buon lavoro, è necessario infatti insegnarle il processo e il flusso di lavoro, affiancandola inizialmente con pazienza e dedizione. Riuscire a incaricare gradualmente qualcuno di svolgere un’attività nel modo che si desidera sta al cuore del buon modo di delegare, la delega ben riuscita prende molto tempo all’inizio, ma poi ci rende superflui per quella specifica attività, che dovrebbe essere appunto lo scopo ultimo della delega.
”Dai un pesce a un uomo, lo nutri per un giorno; insegna un uomo a pescare, lo nutri per la vita.”
Delegare significa perdita di controllo
Spesso il pensiero comune alla base della mancata delega è: “Beh, posso fare molto meglio e più velocemente da solo!”. È difficile fidarsi degli altri per fare il lavoro così come sai fare tu. La sensazione di perdita di controllo, che potrebbe equivalere a un risultato scadente, è ciò che impedisce a molti di trasferire il lavoro ai colleghi. Se si ha più responsabilità si deve però fare inevitabilmente più affidamento alla gestione da parte di altri, anche se può sembrare che farlo da soli sia il percorso più semplice. Se il team deve aspettare per poter procedere con il lavoro questo dimostra che non vi è sufficiente fiducia nei collaboratori.
L’incapacità da parte di dirigenti e manager di delegare può danneggiare un’azienda, la carenza di capacità di delega può infatti influenzare i collaboratori e demotivare tutta la squadra, oltre che creare in colui che non delega quella sgradevole sensazione di reggere tutto il lavoro sulle proprie spalle.
La delega non scarica la responsabilità
Forse la difficoltà più grande e comune problema che si ha a delegare ruota attorno alla responsabilità. Nella delega si condivide il successo, ma ci si deve assumere la colpa del fallimento a causa della responsabilità del comando. Quando si delega un’attività, si rinuncia infatti alla responsabilità della sua esecuzione, ma alla fine si è ancora responsabili per il successo o il fallimento di tale compito. Anche questo aspetto può giocare un ruolo fondamentale nel decidere di occuparsi da soli di un’attività invece che spostarla su colleghi e collaboratori.
Come si può delegare con successo?
Per affrontare la paura e l’incertezza associate alla delega ecco alcune azioni concrete che possono essere intraprese.
- Chiarire i risultati
Il primo passo da compiere è chiarirsi e poi chiarire al delegato o al team gli obiettivi del lavoro da svolgere. Spiegare chiaramente quindi: che cosa si intende realizzare? quali i risultati dell’attività? quale il prodotto finale?
L’approccio vincente è condividere fin dalla prima fase anche le priorità e le scadenze, se queste vengono stabilite di comune accordo sarà più facile per il delegato sentirsi coinvolto e per il delegante capire che tutto è stato ben compreso ed elaborato, pronto per essere affrontato anche senza la sua costante presenza.
- Tappe intermedie
Anche se gli obiettivi sono stati chiariti l’unico modo per sapere se si è sulla buona strada per raggiungerli è impostare tappe intermedie di confronto con la persona o il team delegato. Il termine inglese ‘milestone’ è molto efficace per definire i traguardi intermedi nello svolgimento di un progetto. Questi incontri servono a fare il punto della situazione, verificare se siano presenti intoppi, dipanare eventuali questioni prima che si trasformino in problemi.
- Zona di comfort
Per aspettarsi un lavoro ben fatto è fondamentale fare in modo che il delegato si trovi in una zona di comfort e agio, cioè in una situazione dove possa mettere in atto il proprio talento, perfezionare le sue abilità e imparare qualcosa di nuovo in maniera graduale. Non c’è nulla di più controproducente che aumentare il livello di stress del delegato attraverso richieste troppo complesse o facendo pressione con tempistiche non realistiche. Tutti vogliono avere la possibilità di migliorare le proprie capacità ed è giusto, oltre che funzionale, metterli in una determinata posizione con l’adeguata preparazione e formazione.
- Dare valore
Ci sono due cose da tenere a mente: dare importanza al compito che si sta delegando e non dubitare delle capacità dell’assegnatario. Se il delegato sente di essere apprezzato e di godere di fiducia farà un lavoro migliore. Una volta stabiliti risultati, priorità, scadenze e milestone quindi la persona va lasciata libera di provare ciò che le è stato assegnato, esattamente come un genitore insegna ad andare in bicicletta al suo bambino, all’inizio spiega la teoria, poi passa alla pratica piano piano e con un grosso aiuto, e poi via via diminuisce l’aiuto facendolo provare (e sbagliare) da solo. In tutto questo processo non devono mancare riscontri per poter migliorare, ma anche apprezzamenti per ciò che si è fatto bene. I rimproveri e gli ammonimenti rischiano invece di produrre un effetto svilente e demotivante.
- Far fare “a modo suo”
Nella delega un altro punto importante è accettare che le cose possano essere fatte diversamente da come le faresti tu. Detto che i risultati sono stati chiariti e condivisi, il modo di arrivarci potrebbe essere diverso. L’approccio “bisogna farlo a modo mio” rischia di essere controproducente perché scoraggia le persone dall’assumersi la responsabilità di compiti e risultati. Ricorda che avere più di un approccio per affrontare un problema è una ricchezza, non un ostacolo, è importante quindi lasciar libero il delegato di cercare e trovare delle soluzioni e fare a modo suo.
- Essere disponibili
Delegare non significa sparire, ma significa dare tutti gli strumenti necessari affinché il lavoro proceda e le persone siano in grado di muoversi in autonomia lungo il percorso segnato insieme. Tuttavia nel percorso il delegato deve avere la piena fiducia che in caso di bisogno trovi il delegante disponibile a chiarire eventuali dubbi, chiarimenti o a suggerire strumenti per poter avanzare e per aver sempre chiaro cosa ci si aspetta da lui.
- Curare la comunicazione
Rimane sempre fondamentale per una buona collaborazione concordare insieme come comunicare e che mezzo usare per farlo. Per scambiarsi gli aggiornamenti necessari quindi che strumento si userà? Quale è il più funzionale? Se si usa più di uno strumento con quale discrimine, quale viene usato per cosa? Per es. non è detto che usare la mail sia il metodo migliore, e anche la chat su Whatsapp potrebbe non rispondere alle vere esigenze di comunicazione, organizzare questa parte diventa quindi anch’essa parte fondamentale per lavorare insieme e far sì che le deleghe funzionino al meglio.
Nonostante le difficoltà la delega è una realtà a cui nessuno di noi può sfuggire se vogliamo davvero concentrarci sulle priorità e ridimensionare le nostre attività. Ricordiamoci quindi che quando distribuiamo lavoro a colleghi e collaboratori il modo corretto per farlo sono questi 7 fondamentali passi a cui ne aggiungo uno, che li coinvolge tutti, “sii gentile”. Prima di delegare il lavoro è importante costruire la relazione: un’indagine di InfoJobs del 2019 riporta che il 96% degli intervistati dichiara che la gentilezza migliora la produttività, a volte quindi un sorriso vale più di mille discorsi e sprona a dare il meglio di sé.
