Lavorare in… Teams: l’esperienza di Mixer

Mixer S.p.A. è una PMI impresa fondata più di 25 anni fa nella piana di Bagnacavallo, nei pressi di Ravenna. Realizza materiali non metallici (sottoforma di pellet) utilizzati dai loro clienti in oltre 30 paesi nel mondo per la realizzazione di cavi elettrici.

Fiore all’occhiello dell’azienda è la capacità di realizzare in casa il know-how del prodotto, ma anche i macchinari e i processi utilizzati per realizzarli, compresa la creazione dei software.

I team di lavoro (e i dipendenti che ne fanno parte) sono una risorsa fondamentale per il raggiungimento dei risultati in termine di prodotti e processi, che hanno una forte connotazione di sviluppo tecnologico, grazie anche ai numerosi progetti dell’azienda in ambito ricerca e sviluppo in collaborazione con dipartimenti universitari e istituzioni.

Mixer è nostra cliente già da qualche anno, il suo Amministratore Delegato Andrea Galanti infatti ci ha coinvolti nello sviluppo di diversi percorsi per la cura e la crescita dell’organizzazione personale dei collaboratori.

Il ricorso a Organizzare Italia

La necessità di una ottimizzazione dei flussi di comunicazione interni e di un coordinamento fluido ed efficace, in particolare riguardo le modalità di interazione e condivisione delle informazioni tra i team di lavoro e all’interno dei singoli team, ha portato Mixer a rivolgersi a Organizzare Italia per un supporto organizzativo consulenziale.

Il percorso di Organizzare Italia

Organizzare Italia ha tenuto una serie di incontri di gruppo e individuali con il top management, con l’area comunicazione e marketing e con i referenti interni dai quali sono emerse in particolare alcune aree di miglioramento comuni rispetto all’uso di Teams, piattaforma principale utilizzata dall’azienda per le comunicazioni e la condivisione delle informazioni.

Stato dell’arte

A inizio progetto i team di persone erano concepiti per gruppo di lavoro e non per progetto, modalità ereditata dalla divisione a cartelle preesistente l’adozione del programma Teams. Dai pareri raccolti, le difficoltà riguardavano in particolare 3 macroaree:

1.Scopo dello strumento Teams

2.Regole di comunicazione dedicate

3.Archiviazione documenti

La lontananza fisica imposta dalle misure della pandemia ha sicuramente influito molto sull’interazione tra colleghi, le chat hanno sostituito quello che spesso prima veniva passato a voce, generando a volte incomprensioni. È emersa quindi la necessità di stabilire un linguaggio comune e di ripristinare le riunioni e gli incontri one-to-one, per semplificare i flussi comunicativi.

Sappiamo bene quanto il passaggio al lavoro in remoto abbia avuto un forte impatto sulle aziende, sull’operatività e sulla collaborazione tra le persone. In molti casi le aziende, per mancanza di tempo o desiderio di semplificazione, hanno trasposto quasi in toto ciò che avveniva in presenza nell’ambiente digital.

I sistemi tecnologici però per essere efficaci e di supporto hanno bisogno di una riflessione più attenta in fase di progettazione e di condivisione delle regole di utilizzo, perché rispetto alle modalità precedenti di collaborazione (incontri di persona, informazioni condivise su drive, archivi a volte ancora cartacei) hanno un’interfaccia più rigida, necessitano di una manutenzione più accurata e di una regolare rivalutazione delle impostazioni iniziali.

Le soluzioni proposte da Organizzare Italia

Spesso situazioni complesse hanno soluzioni semplici. Come nel caso di Mixer, che ha colto con slancio la proposta di Organizzare Italia di rivedere e condividere con rinnovate energie le regole di utilizzo della piattaforma Teams, in modo trasversale all’azienda.

Dai colloqui individuali con i responsabili di area abbiamo raccolto una serie di contributi che sono stati la base per l’ideazione di alcune semplici soluzioni, convogliate all’interno di un vademecum che abbiamo chiamato Regole d’uso per una collaborazione efficace in Teams, da condividere con tutti i dipendenti. Il manuale intende chiarire in una nuova unità di tempo lo scopo dello strumento Teams per Mixer e le raccomandazioni di utilizzo da parte dei dipendenti per comunicare, collaborare e lavorare meglio.

Non di rado, infatti, le incomprensioni nascono dal dare per scontata la conoscenza di processi e procedure, non solo per le nuove risorse, ma anche per i veterani che a volte sono meno portati o più restii all’uso di nuovi strumenti.

La redazione di un manuale di buone maniere su come impostare una comunicazione chiara che espliciti chi debba fare cosa o come confermare la ricezione di una comunicazione, come nominare i prodotti o archiviare i documenti, come organizzare le riunioni, ma banalmente anche sulla possibilità (e il dovere) di “alzare il telefono” per questioni particolarmente urgenti o importanti si è rivelata una soluzione semplice ma altamente personalizzata ed efficace.

Al manuale è stato affiancato anche un processo di formazione continua dedicato espressamente a Teams e realizzato dall’area comunicazione di Mixer: un’occasione costante per sostenere i responsabili di area nell’uso del programma, per raccogliere feedback e per diffondere la cultura aziendale.

Come Mixer ci insegna, i dettagli fanno la differenza. Mixer, DETAILS MATTER.

– Articolo redatto da Cristina Casula