L’importanza di un buon piano

Lo scrittore ed insegnante statunitense Dale Carneige (1888-1955) – promotore di numerosi corsi sullo sviluppo personale, sulla vendita e sulla leadership – raccontava questa storiella:

“Due uomini erano nel bosco per tagliare la legna.

Il primo lavorò duramente per tutto il giorno, senza prendersi alcuna pausa e fermandosi soltanto per un rapidissimo pranzo.

Il secondo taglialegna si prese invece molte pause durante la giornata e fece pure un riposino dopo il pasto di mezzogiorno.

Arrivati a sera, il primo spaccalegna fu piuttosto contrariato nel constatare che l’altro non solo era molto più riposato, ma aveva tagliato anche tanti più alberi rispetto a lui. Così gli fece notare: ‘Non capisco. Ogni volta che mi guardavo attorno, tu te ne stavi seduto e ciononostante hai spaccato più legna di me’. Al che il compagno rispose: ‘Non hai notato che mentre me ne stavo seduto, io affilavo la mia ascia?’

Prima di Carneige, Abramo Lincoln (1809-1865) utilizzò la stessa metafora, quando affermò: “Se io avessi 60 minuti di tempo per tagliare un albero, utilizzerei i primi 40 minuti per affilare la lama dell’ascia ed i successivi 20 per abbattere l’albero”.

Sulla base di questi racconti, anche Stephen R. Covey – autore del bestseller “Le 7 regole per avere successo” –  ricorda l’importanza di “affilare la lama”, ossia prendersi del tempo per pianificare un lavoro e preparare gli strumenti necessari prima di apprestarsi a svolgerlo.

In questo senso, si può capire come prendersi del tempo prima di affrontare qualsiasi lavoro, sia necessario per non perdere tempo dopo.

Infatti, prima di apprestarci a svolgere qualsiasi compito, è fondamentale una buona pianificazione scritta, in quanto ci permette di:

• stabilire quali siano gli obiettivi a breve e a lungo termine;
• prendere decisioni più velocemente ed in maniera più efficace in caso di imprevisti;
• calibrare i tempi in maniera efficiente, per non trovarsi con l’acqua alla gola a dover svolgere tutto il compito negli ultimi giorni (o ore) disponibili;
• dare la priorità alle questioni più importanti, evitando di perdere troppo tempo dietro a problemi e compiti di secondaria importanza;
• ridurre l’ansia derivante dal non sapere quale possa essere il passo successivo da svolgere;
• tenere traccia di tutto il lavoro rimasto da svolgere, evitando il rischio di scordarsi qualcosa;
• prendersi la responsabilità di quanto scritto nero su bianco e non sottrarsi al proprio dovere;
• avere una visione d’insieme dei progetti e delle attività da svolgere, per poter coordinare agevolmente mezzi e persone che contribuiscono al lavoro;
• anticipare eventuali limiti ed ostacoli che si potrebbero trovare lungo il percorso, studiando per tempo soluzioni e/o vie alternative.

Affinché tutto ciò sia possibile, una pianificazione deve essere:

• chiara e facilmente condivisibile da tutti, soprattutto nel momento in cui il lavoro da svolgere riguarda più persone;
• messa per iscritto, per acquisire maggiore autorevolezza e trasparenza nei confronti di tutti coloro che sono coinvolti nel progetto da portare a termine;
• flessibile: per potersi adattare alle situazioni contingenti non prevedibili a priori. Una volta fissati gli obiettivi principali su cui non transigere, un buon piano deve permettere  di cambiare agevolmente le questioni di secondaria importanza a seconda delle necessità del momento. Una programmazione non troppo rigida ci consente di avere una sensazione di sicurezza senza però ansia da prestazione;
• continuamente aggiornata: per quanto detto qui sopra, una buona pianificazione deve essere costantemente revisionata e monitorata.

Pianificare e programmare sono la garanzia di un lavoro portato a compimento senza stress, con risparmio di tempo e di energia, in qualsiasi ambito di vita, lavorativa e personale.

E voi come vi apprestate ad affrontare un nuovo progetto? Cominciate subito a spaccare la legna o vi prendete il tempo per affilare la lama?