Organizzare la comunicazione in azienda: l’esperienza di Webra

Dietro le quinte di un successo, personale o aziendale, c’è sempre una visione, duro lavoro e una grande organizzazione.

Se avere un obiettivo chiaro e una bella dose di motivazione sono fondamentali in una fase iniziale per dare energie a un progetto, in un secondo momento è determinante prendersi cura dei suoi ingranaggi per assicurarsi che scorrano e siano di supporto alla sua realizzazione.

Cosa sono gli ingranaggi? Sono tutte quelle attività non visibili su cui si fonda l’azione e su cui si costruiscono i risultati. Sono la trama su cui tessere l’ordito. Tradotto in linguaggio aziendale sono i processi, le modalità di comunicazione e di condivisione delle informazioni, la pianificazione, la gestione del tempo, le regole scritte e non che sostengono le attività individuali e di team.

L’esperienza di Webra

Webra è un network di professionisti che opera nell’ambito della comunicazione digitale: una realtà complessa perché deve unire tempistiche e modalità organizzative proprie del lavoro del libero professionista, con i processi e le necessità cooperative dell’agenzia di comunicazione. I fondatori Angela Zagonara e Antonio Castellani, grazie all’attenzione verso le persone e la volontà di far fronte alla crescita del mercato digitale mantenendo alta la qualità del lavoro e il clima di squadra, hanno deciso di rivolgersi a noi di Organizzare Italia per una consulenza.

“Mi piacerebbe capire come stimolare la crescita professionale dei singoli e la gestione del lavoro in autonomia, mantenendo le pianificazioni previste per le attività dei clienti di Webra”, ci ha confidato Angela, coordinatore del network. “Facciamo riunioni ma molto è lasciato al confronto diretto tra i membri del team e questo provoca interruzioni del flusso di lavoro dei singoli: vorrei capire qual è il modo migliore per comunicare tra una riunione e l’altra ottimizzando i tempi.”, ha aggiunto.

Webra è un team giovane composto da professionisti con competenze e ruoli diversi, piuttosto definiti, che si completano. L’approccio orizzontale favorisce motivazione e co-creazione. Il clima di lavoro è positivo e propositivo. Il confronto e la condivisione sono aspetti fondamenti per questa giovane squadra di professionisti. Come spesso accade, con l’aumento dei progetti e dei collaboratori nasce la necessità di una maggior struttura a livello di comunicazione, condivisione delle informazioni e pianificazione.

L’importanza di organizzare la comunicazione

Per Webra abbiamo ideato un percorso personalizzato di incontri, che a partire dall’individuazione dell’area di miglioramento nella sfera organizzativa del singolo ci desse degli spunti per focalizzare le macro-aree su cui lavorare a livello di team.

Nel corso dei nostri incontri è emerso un grande punto di forza di questa giovane realtà: la condivisione e il confronto, che però se non incanalati correttamente possono diventare un’arma a doppio taglio. Il quesito iniziale “come comunichiamo tra una riunione e l’altra?” ci ha portati a fare un passo indietro e ad analizzare come Webra utilizza le riunioni aziendali.

Nel nostro percorso consulenziale ci siamo quindi concentrati su due aree di miglioramento:

• Come utilizzare le riunioni in modo efficace
• Come comunicare tra una riunione e l’altra

Le riunioni sono uno strumento fondamentale che però deve essere pensato e utilizzato con cura: per praticità si tende a usare i meeting in plenaria come occasione di chiarimento su temi che non sempre coinvolgono tutti i presenti, e sovente ad abusarne.

È così che proprio dall’ascolto delle esigenze delle persone abbiamo proposto soluzioni semplici e pratiche che incentivano la comunicazione e lo scambio, proteggendo al contempo la concentrazione e il tempo dei singoli: “Ho una domanda veloce su un cliente? Ora, lo strumento di chat interna che ci avete consigliato mi permette di avere tutto in un unico posto e ricevere un riscontro rapido dal mio interlocutore, senza però interromperlo. Se ho più di un argomento da trattare con un collega raccolgo i miei interrogativi, concordo uno Speed Date e in pochi minuti smarco una serie di questioni che ci permettono di rendere ancora più efficaci le riunioni settimanali con l’intero team”, ci racconta con entusiasmo Giulia Cortesi.

È fondamentale comprendere che tutto il tempo impiegato a raccogliere informazioni e opinioni dai collaboratori, a chiarire dubbi, è tempo prezioso tolto alla strategia e alla crescita aziendale, che si traduce in commesse mancate, stanchezza, e in casi limite anche in demotivazione. Prendere atto di questo processo fisiologico e porvi rimedio, facendo leva su nuove competenze a partire dal singolo (come la capacità di gestire meglio il proprio tempo e le proprie risorse) o quello di scegliere degli strumenti che facilitino e limitino le comunicazioni sono un regalo prezioso che le aziende, piccole o grandi che siano, possono fare ai propri dipendenti, con notevoli ritorni sulla produttività e la soddisfazione generale.

Le parole di Angela Zagonara, a qualche mese dalla nostra consulenza, ce ne danno conferma:

“I primi tempi ci sono serviti per far diventare i consigli di Organizzare Italia nuove prassi di lavoro e già in sei mesi abbiamo osservato uno snellimento dei processi comunicativi. I confronti organizzati hanno toni molto più sereni e produttivi e il clima in ufficio è più funzionale al lavoro di creatività, fondamentale per le agenzie di comunicazione.”

Se sei interessato a conoscere i nostri servizi contattaci, saremo lieti di studiare una proposta personalizzata alle tue esigenze aziendali.

– Articolo redatto da Cristina Casula