Un caso aziendale: l’organizzazione personale per lo smart working
Nel pieno del lockdown questa primavera siamo stati contattati da un’azienda, TSCOMM del gruppo TeamSystem leader italiano nel mercato delle soluzioni digitali per la gestione del business di impresa, nella persona del suo amministratore delegato Zeffirino Perini. Il dott. Perini ha espresso la richiesta di aiutare i propri dipendenti che si trovavano tutti a lavorare obbligatoriamente da casa, e fargli così sentire la vicinanza dell’azienda anche in condizioni di distanziamento sociale. È così iniziato un interessante percorso che può essere preso da esempio da altre aziende.
Insieme abbiamo strutturato un percorso personalizzato con l’obiettivo di aiutare i dipendenti a lavorare meglio in smart working:
1° passo: erogazione dello strumento di valutazione ‘S.O.P. Smart Working’ (Stile Organizzativo della Persona in azienda), un sondaggio semplice e veloce, indirizzato a tutti collaboratori, che permette di comprendere quali sfide organizzative essi sentono di dover affrontare lavorando in smart working e che impatto queste hanno sulla loro soddisfazione, produttività ed equilibrio vita privata e lavoro.
2° passo: una serie di incontri formativi introduttivi con un gruppo ristretto, in questo caso individuato nei responsabili di reparto, basato sulla nostra metodologia ‘Neurorganizing® Cervelli al lavoro’ come lavorare meglio e senza stress attraverso metodi organizzativi. L’obiettivo di questo momento formativo è stato quello di dare, sulla base delle informazioni rilevate tramite il confronto iniziale e il S.O.P. Smart Working, gli strumenti pratici per la gestione delle risorse personali di tempo, spazio, energie, attenzione per gli smart workers.
3° passo: in accordo con il team ristretto dei responsabili abbiamo impostato un percorso a gruppi su specifici temi in base alle necessità e alle richieste rilevate.
L’obiettivo della formazione è stato quello di aumentare la consapevolezza dei propri comportamenti organizzativi e allenare le abilità organizzative, incidendo in questo modo sulla gestione del tempo e delle risorse personali proprie e dei colleghi. La formazione ha alternato metodologie interattive, lezioni frontali con esercizi e giochi, momenti di confronto e domande, al fine di rendere gli argomenti esposti divertenti e subito applicabili alla quotidianità dei partecipanti.
L’azienda TSCOMM aveva già lavorato per impostare un’organizzazione aziendale agile e questo ha reso il passaggio allo smart working, o meglio all’home working forzato, molto efficace dal punto di vista della struttura aziendale e anche dell’efficienza dei singoli lavoratori. Tuttavia l’azienda si è posta anche il problema relativo al benessere dei lavoratori che si sono trovati a sovrapporre alla loro vita lavorativa anche quella famigliare, una vera sfida per ognuno quindi tracciarne i confini.
Una volta compreso che per parecchi mesi la situazione non sarebbe cambiata, l’azienda ha quindi deciso di accelerare ancora di più il già avviato percorso verso lo smart working, comprendendo che non si tratta solo di un percorso dell’azienda ma anche dei singoli collaboratori. La direzione quindi ha deciso di aiutarli a stare bene nell’ambiente in cui si erano trovati costretti a lavorare e ha compreso che le competenze organizzative personali per poter gestire la nuova situazione lavorativa sono alla base del successo del lavoro agile.
Sono stati affrontati i temi relativi al funzionamento del cervello e delle abitudini organizzativi più virtuose, individuali e dei gruppi di lavoro, per supportare la mente nel suo lavoro quotidiano, approfondendo in particolare i temi relativi alle sue risorse preziose e esauribili dell’attenzione, concentrazione, capacità decisionale, energie mentali.
Siamo riusciti, a gruppi e nella collaborazione formativa con i responsabili, a tracciare un prontuario di istruzioni per l’uso per le pratiche virtuose in smart working. Le regole in esso definite sono funzionali perché decise e discusse insieme e servono di base per un costante confronto tra persone e gruppi di lavoro, per permettere un continuo miglioramento della propria organizzazione personale e della maggior comprensione dell’organizzazione degli altri.
Il percorso è servito per utilizzare un linguaggio comune di “organizzazione personale”; attraverso l’ascolto e il confronto è possibile individuare e accrescere le competenze di quella che ci piace definire la “warm organization”, l’organizzazione calda al centro della quale si trova la persona, con le sue scelte, competenze e abitudini organizzative.
Questo caso di studio dimostra che se viene data la giusta importanza all’individuo si possono cogliere elementi di miglioramento per l’intera organizzazione aziendale. Se il singolo cervello funziona in un determinato modo allora l’insieme dei cervelli può essere compreso e aiutato tramite le giuste politiche aziendali. Serve tempo, attenzione e sincero interesse per i collaboratori, ma porta risultati tangibili ed estremamente soddisfacenti per le persone coinvolte che si sentono maggiormente comprese e aiutate, dai colleghi e dall’azienda.
Ecco alcune testimonianze dei partecipanti al percorso realizzato con TeamSystem Communication.
“La decisione di lavorare in Smart Working è piombata all’improvviso, da un giorno all’altro. Essendo un reparto di assistenza, costantemente in comunicazione e che lavora sulle emergenze, ci siamo dovuti riorganizzare per fornire supporto ai nostri clienti nel migliore dei modi.
Grazie all’aiuto di Organizzare Italia, abbiamo rivisto il nostro modo di interazione all’interno del reparto, ed abbiamo trovato interessanti spunti che ci hanno consentito di migliorare la nostra produttività”
Stefano Delle Monache – Reparto Assistenza e Delivery
“Interessanti e piacevoli gli incontri con Organizzare Italia. Durante il periodo di home working forzato è stato un bene poter affrontare temi così caldi come la gestione equilibrata del proprio tempo tra lavoro e vita privata e l’attenzione sulle emozioni e le sensazioni degli altri smart worker, nostri colleghi che da un giorno all’altro non abbiamo più visto al nostro fianco. Lavorare con serenità ed armonia con gli altri era un passo essenziale e decisivo per il benessere della “squadra”. Adesso, pur non vedendoci, siamo riusciti a creare un equilibrio emotivo positivo che fa del bene al team di lavoro con chiari effetti anche sulle performance. Organizzare italia, su questo, è stato un grande alleato al quale dico grazie!
Alex Cameli – Responsabile Marketing e Comunicazione
Ascolta l’intervista di Zeffirino Perini su Markup, spiega bene l’approccio aziendale allo smart working e fa riferimento alla formazione con Organizzare Italia al minuto 7:30 circa.
