Riunioni intelligenti e ben organizzate
La riunione può essere un momento fondamentale all’interno di una azienda, gruppo di lavoro o team, per scambiarsi idee e informazioni, per collaborare in maniera proficua, per aumentare il coinvolgimento e l’efficienza di tutti. Molto spesso però non è questa la percezione che se ne ha, anzi la riunione è vista come qualcosa di noioso, che ruba tempo alla propria attività e che non aiuta a costruire, ma piuttosto a disperdere. Da cosa deriva questa cattiva percezione del singolo rispetto alla riunione? Da esperienze negative, frutto di una cultura sbagliata che si è creata attorno alla pratica del riunirsi per lavorare e decidere.
Per fare in modo che le riunioni siano ben organizzate e intelligenti è importante prestare attenzione al fattore tempo, ai contenuti, alle persone coinvolte.
Il tempo. Fondamentale è stabilire quanto durerà una riunione e quindi orario di inizio e di fine. Questo aiuta a capire i minuti a disposizione per i singoli argomenti, per i singoli interventi e rispetta il tempo di lavoro di tutti senza creare inutili incomprensioni o malumori. Ovviamente nello stabilire il tempo da mettere a disposizione per la riunione concorreranno i temi e gli argomenti all’ordine del giorno oltre che le persone che saranno invitate a prendervi parte. Esistono vari tipi di riunione, informative, di brainstorming, di collaborazione e più operative, ciascuna di queste prenderà più o meno tempo, ma a qualunque di questi tipi di riunione si partecipi, non si può prescindere dal fissare uno slot di tempo dedicato e costruito sulla base di un ordine del giorno. Quando si considera il fattore tempo è importante anche tenere conto del suo ritmo e della sua distribuzione, quindi ogni tema e/o ogni partecipante dovranno avere un tempo necessario e utile per raggiungere l’obiettivo. A questo fine è interessante valutare la figura di un facilitatore o moderatore che avendo la visione di insieme della riunione e avendo chiari gli obiettivi potrà fare in modo che il tempo sia ben distribuito e utilizzato, senza concludere in corsa una riunione.
I contenuti. Alla base di una buona riunione c’è un ordine del giorno, chiaro e condiviso. Non è facile rinunciare a una porzione del proprio tempo per metterlo a disposizione, senza sapere il motivo, di altri, quindi è importante che si stabilisca e si conosca il tema della riunione. Diventa quindi una regola infallibile ragionare su cosa si dirà e si deciderà in una determinata riunione per fare in modo che abbia un buon andamento e sia percepita nella maniera giusta. Considerare che la riunione non sia troppo densa di contenuti, non sia appesantita da presentazioni lunghe e noiose, e che alterni punti più facili da evadere e attività più complesse da portare avanti è sempre una buona modalità di gestione della riunione. Inoltre non è consigliato aprire altri punti che non stati messi all’ordine del giorno, perché il rischio è di non chiudere un tema e dover concludere una riunione con troppe cose in sospeso che generano poca chiarezza. Tutto sarà sempre condizionato dal tipo di riunione che si pone in atto, ma lo stile dovrà essere sempre più agile e accattivante. Il moderatore dovrà anche farsi carico di incentivare una decisione e una conclusione per non disperdere tempo e trovare la riunione gratificante.
La riunione infine deve concludersi con decisioni chiare, con obiettivi fissati e distribuzioni di compiti o attività; con un breve report che spinge al coinvolgimento e che attribuisce valore a ciò che si è fatto e deciso.
Le persone. Chi deve partecipare alla riunione? Convocare tutti, solo perché non si è riflettuto e deciso su chi debba esserci, è un errore che spesso porta pesanti conseguenze sull’andamento della riunione, perché essa si trasforma in un incontro di scarso appeal e demotivante per l’intero gruppo dei partecipanti. Per cui è importante dedicare tempo a valutare con chi condividere la riunione e per quale motivo.
Una riunione, oggi più che mai, può essere svolta da remoto o in presenza, si tratta in ogni caso di tempo prezioso di tutti, da usare con rispetto al fine di trasformarla in un incontro proficuo e risolutivo. È proprio per l’intensificarsi dell’opportunità di lavorare da remoto che la cura e la gestione degli incontri di lavoro e di riunione devono avere la massima attenzione perché il rischio è che esse vengano percepite come inutili e spesso confuse e disorganizzate.
Procedendo in questo modo sarà, invece, più facile non disperdere energie e focalizzare l’obiettivo e trarre dalla riunione gratificazione e soddisfazione per tutti.
Come sono le riunioni a cui partecipi? Vorresti che fossero più coinvolgenti e gratificanti? Ecco cosa fare.
