Come archiviare i documenti e ritrovarli più facilmente

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Chi ha una serie di queste sigle incomprensibili in qualche sottocartella del computer in ufficio o quello personale alzi la mano! É la classica situazione che conosciamo tutti, avere una serie di documenti di progetti in varie versioni e stati di avanzamento che continuiamo ad accumulare senza eliminare mai i precedenti perché “metti che poi mi serve rivederlo” (alzi la mano chi rivede i file vecchi!).

Quando poi scambiamo queste versioni con altri colleghi, che rinomineranno a loro volta, la certezza di perdersi dei pezzi e di non sapere più qual è l’ultima versione che ci interessa è matematica.

Quali sistemi è meglio adottare per archiviare i documenti in modo sensato e ritrovarli più facilmente?

Prima di tutto è importante distinguere se sono documenti che saranno consultati solo da noi oppure se si tratta di file condivisi.

DOCUMENTI SOLO NOSTRI:

In questo caso possiamo adottare il criterio che per noi viene più facile, se si tratta di file digitali possiamo avere un sistema di sottocartelle dettagliato per suddividere al meglio i vari ambiti di competenza, oppure possiamo associare i colori a determinati progetti. L’importante è che il sistema sia per noi facile e comprensibile. Dovremmo riuscire a trovare quello che ci serve quasi in automatico. Se vediamo che ci blocchiamo nei primi passaggi per arrivare alla decima sottocartella è inutile avere un percorso tanto dettagliato. La meticolosità in questo caso ci rallenta inutilmente.

Per quanto riguarda i documenti fisici solo nostri, in alternativa ai classici raccoglitori, possiamo utilizzare delle cassettiere e destinare ad esempio un cassetto per ogni argomento. Etichettare i cassetti ci permette di andare a colpo sicuro.

É importante limitare solo a uno il cassetto “varie”, quel deposito per gli oggetti e i documenti misti e senza collocazione, ma che devono essere a portata di mano.

DOCUMENTI CONDIVISI:

Che si tratti di documenti cartacei o digitali, la prima cosa da fare è trovare un criterio comune per la consultazione.

É quindi fondamentale trovare un sistema logico per tutti, che sia facilmente applicabile, che faccia risparmiare tempo nella ricerca e nell’utilizzo.

Il miglior modo per trovarlo, anche se avviene molto di rado, è coinvolgere le persone che devono avere a che fare con quei documenti, per decidere insieme quale sia il sistema migliore per tutti, in modo che si trovi una procedura semplice ma di sicura efficacia.

Ad esempio ci si può domandare:

• che tipo di documenti vengono creati, utilizzati e in quali quantità?
• chi elabora i documenti?
• chi riceve le informazioni (clienti esterni o addetti interni)?
• i documenti devono essere archiviati in ordine cronologico o alfabetico?
• è necessario dividere in varie sottocartelle o sono sufficienti dei macro contenitori?

Ogni buon sistema organizzativo deve adattarsi facilmente alle necessità del gruppo ed è molto utile verificare ed eventualmente rivedere il metodo affinché tutti si trovino bene ad utilizzarlo.

La tendenza in vari paesi europei è quella di raggiungere il paperless office in cui si abbandona progressivamente l’utilizzo dei documenti cartacei per conservare solo i formati digitali.

Sebbene la capienza dei server sia ormai pressoché infinita ed espandibile, non ha comunque senso occupare gigabyte con documenti e informazioni che non servono o che non sono facili da ritrovare.

Due tra i migliori sistemi di file sharing sono Dropbox e Google Drive. Si tratta di piattaforme che permettono di condividere i propri contenuti con altri collaboratori a cui è stato fornito l’accesso, modificare i documenti nei vari formati e sono raggiungibili sia da computer sia da app sul telefono.

Questi sistemi rendono più facile la consultazione, anche simultanea, di documenti condivisi da parte di più utenti. Chiaramente avere una piattaforma unica, dove poter anche elaborare i testi, permette di essere sempre aggiornati sullo stato dell’arte senza dover richiedere costantemente le ultime versioni ai colleghi.

Per i documenti cartacei bisogna chiedersi soprattutto se sia necessario conservarli tutti e per sempre. Ci sono alcuni documenti che per legge vanno conservati per un determinato numero di anni, trascorsi i quali possono essere smaltiti per fare posto ad altro. Si pensi ad esempio ai documenti della banca, come gli estratti conto, che devono essere conservati per 10 anni. Può essere utile suddividere con un ordine cronologico e superati i 10 anni (+1 per sicurezza) prendere l’intero blocco che non serve più e buttarlo.

Per rimanere nell’esempio della banca, il passo successivo è quello di attivare l’online banking e tutti i servizi di pagamento e fatturazione online in modo da tenere la copia digitale senza stamparla.

Qui è possibile trovare un vademecum per individuare quanto tempo conservare le varie tipologie di documenti.

Tutti gli altri tipi di documenti cartacei che devono essere archiviati, devono poter essere rintracciati agilmente e non ultimo devono essere facilmente rimessi a posto. Quindi l’archivio deve essere accessibile da tutti e deve essere sensato il criterio di archiviazione in base alle necessità di ricerca.
Se i documenti sono riposti in faldoni è utile suddividere l’interno con dei divisori dove saranno scritti i contenuti per ogni sezione. Inoltre è utile riportare le stesse voci di suddivisione anche su etichette applicate al dorso del raccoglitore, in modo che sia possibile prendere visione dei contenuti senza dover estrarre tutte le cartelle.