Anno Nuovo, Nuove Riunioni
Gennaio 2019: siete appena usciti dall’ennesima riunione di inizio anno e nulla è cambiato! Eppure voi avreste voglia di non provare più quella sensazione di noia e frustrazione che vi accompagna alla fine di ogni incontro.
L’Economist ha di recente scritto che “Siamo torturati dalle riunioni”.
Sul lavoro ogni giorno si corre il rischio che le ore trascorse in ufficio da dipendenti, collaboratori, professionisti e manager si trasformino in una serie interminabile di riunioni improduttive.
Fiorello, showman televisivo, ha dichiarato in una intervista al Corriere che “La tv mi costa fatica perché è un continuo uscire da una riunione per entrare in un’altra. Con i produttori, con gli autori, con gli scenografi, con le maestranze… L’ultima cosa a cui si pensa è lo spettacolo e io alla seconda riunione mi sono già stufato.”
Se anche voi “vi siete stufati” delle solite riunioni vediamo insieme come limitarle e iniziare questo nuovo anno lavorativo in maniera più produttiva, stimolando la creatività.
Ma la riunione serve davvero?
Iniziate quindi con il chiedervi se tutte le riunioni sono davvero necessarie. Se la riunione non è necessaria, imparate ad utilizzare strumenti diversi per comunicare con i vostri colleghi, dipendenti, collaboratori. Invece di programmare una riunione potreste utilizzare un app per scambiarvi, in tempo reale, informazioni e documenti con il team di lavoro (ad esempio usando applicazioni tipo Slack, Trello, Evernote ecc..). Potrete creare gruppi virtuali di lavoro, facendo attenzione che tutti abbiano confidenza con lo strumento tecnologico condiviso e che abbiano chiaro l’obiettivo per cui si sta comunicando.
Qualora non riusciste a evitare di dover programmare una riunione e siete voi gli organizzatori potreste animare la riunione o scegliere modalità e strumenti differenti per renderla più efficace e produttiva.
9 suggerimenti per una riunione produttiva e divertente
- Definite l’agenda della riunione in anticipo e condividetela con tutti i partecipanti necessari e facoltativi
- Chiarite bene e in anticipo a tutti gli obiettivi e i risultati che volete ottenere dalla riunione
- Utilizzate un’agenda visiva che renda più facile la comprensione dell’ordine del giorno e degli obiettivi
- Stabilite chi è davvero necessario partecipi alla riunione risparmiando il tempo di coloro che possono essere informati anche successivamente con un’email
- Chiarite bene i tempi della riunione e date ad ogni partecipante la stessa opportunità di parlare
- Se la tipologia di riunione lo consente (ad esempio se si tratta di una riunione creativa) utilizzate il role playing per favorire l’interazione tra i partecipanti e comprendere le ragioni di ognuno
- Utilizzate modelli grafici per gestire la riunione in maniera più chiara e semplificata
- Sperimentate le riunioni in piedi per ottimizzare i tempi della riunione.
- Last but not least uscite dalla riunione con soluzioni e non con problemi
Lo sapevate che le riunioni costano?
Se proprio tutte queste argomentazioni non vi hanno convinto, sappiate che oltre che un costo in termini di produttività, le riunioni hanno un vero e proprio costo economico. Per darvi un’idea provate a calcolare il costo delle vostre riunioni utilizzando un meeting ticker.
E infine ricordate che secondo la legge di Parkinson “Più tempo a disposizione si avrà in riunione, più se ne sprecherà” quindi che siate un manager, un dipendente o un professionista date sempre valore al vostro tempo all’interno di una riunione perché “Il tempo è come un fiocco di neve, scompare mentre cerchiamo di decidere che cosa farne”(Romano Battaglia).