3° PASSO – PLANNING – IL CAOTICO
Nel tuo viaggio verso una maggiore organizzazione, il tuo calendario può sembrare un po’ confuso! Gli impegni rischiano di perdersi tra le pagine e il tuo tempo prezioso potrebbe disperdersi. Quando elabori INBOX e decidi di intraprendere un’attività con una scadenza, è fondamentale segnalarla sul tuo calendario.
Quindi è importante usarlo per registrare appuntamenti, riunioni, attività da svolgere in momenti precisi! Queste sono la struttura della tua giornata e della tua settimana. Avere una struttura chiara ti aiuta a muoverti entro limiti di tempo definiti.
Un consiglio semplice: usa un solo calendario. Avere troppi calendari può confondere le idee. Se ne hai più di uno, scegli quello principale, quello di cui ti fidi ciecamente, e annota tutto lì.
La visualizzazione settimanale è molto funzionale, ti offre una panoramica chiara di cosa ti aspetta, senza sovraccaricarti di informazioni. Evita le visualizzazioni mensili o annuali, che possono confondere, e non limitarti alla visualizzazione di una sola giornata, che rischia di essere risultare troppo limitata.
Se non hai un calendario o vuoi cambiarlo, PLANNING è il tuo strumento ideale per annotare impegni. E se già possiedi un calendario che ti funziona allora puoi usare PLANNING per monitorare il tuo tempo e capire dove va a finire!
Prendi degli evidenziatori e inizia a colorare i tuoi impegni: per es. usa giallo per la famiglia, blu per il lavoro e rosa per lo sport. Solo gli spazi bianchi che rimangono possono accogliere le attività della TO DO LIST. Così potrai decidere quale attività intraprendere in base al tempo e all’energia che hai, ma anche del contesto in cui ti trovi e delle priorità del momento.
Puoi infine riportare il consuntivo delle ore sul retro del foglio settimanale di PLANNING e aumentare così la consapevolezza rispetto alla gestione del tuo tempo. A fine settimana prenditi un momento per riflettere su come sono andate le cose. Quali colori hanno dominato? Quanti slot liberi hai avuto e come li hai gestiti? E cosa può essere migliorato o cambiato? Hai dedicato il tempo giusto alle cose giuste?
In sintesi, l’obiettivo di questo passo è avere piena consapevolezza delle azioni che intraprendi e sapere che stai facendo le cose giuste nel momento giusto. Non si tratta di riempire ogni spazio della settimana né di programmare ogni singolo minuto, si chiarisce la struttura della giornata e si sceglie di volta in volta cosa altro ci può stare, per gestire al meglio il proprio tempo.