Libera la mente! Con il metodo GTD

Anche tu senti l’esigenza di riprendere il controllo delle tue giornate?

Il mese scorso, con questa necessità in mente, ho iniziato a semplificare le attività, gli impegni e i pensieri eppure mi trovo ad averne sempre tanti e voglio provare ad applicare un metodo efficace per far quadrare tutto.

Non sarà un caso che continui a ronzarmi intorno il nome di David Allen, consulente -ormai guru- di top manager in tutto il mondo che ha affinato un metodo per la gestione di progetti complessi con la certezza per gli utilizzatori di essere sempre sul pezzo. Il suo sistema si chiama Getting Things Done (GTD in breve, in italiano il suo libro si intitola Detto, Fatto! ) e a me sembra da sempre estremamente ostico.

Se lo usano i top manager, pensavo, sarà contorto, forse per attività parecchio elaborate quindi non adatto a me. Ma poi ho pensato anche che i top manager sono impegnatissimi, quindi un sistema di questo tipo non può essere troppo complesso, altrimenti non darebbe alcun beneficio a chi ha poco tempo e tante cose a cui stare dietro.

Quindi ho deciso di dargli una chance. Ho chiesto una spiegazione alla persona più esperta che conosco in questa materia.

Diletta Cardinali di Imperfetto Ordine, si divide tra lavoro e tre bambini piccoli e da quando la conosco ripete “Uso il GTD sia a casa sia al lavoro e mi ha cambiato la vita!”

In effetti Diletta emana sempre serenità e rilassatezza e se lei è così entusiasta come si fa a non essere incuriositi?

“Devo dirti subito una cosa” esordisce alla mia richiesta “questo metodo necessita di una buona costanza per essere implementato, quindi all’inizio prenditi tempo senza scoraggiarti e una volta che è in piedi vedrai che ti sarà tantissimo d’aiuto.”

Diletta mi porta a ragionare su un aspetto a cui non avevo mai prestato attenzione: “troppo spesso utilizziamo il nostro cervello come magazzino delle attività da fare e non più come una fucina di idee, che sarebbe invece il suo compito. Pensa che il cervello produce circa 70.000 pensieri al giorno e la memoria a breve termine trattiene 9 dati in 10 secondi.

Secondo te perché ci sentiamo stressati e ansiosi?”

Sicuramente facciamo fatica a gestire gli impegni, non rinunciamo a nulla e dobbiamo mantenere il controllo di tutto. Ecco perché abbiamo bisogno di un sistema affidabile –esterno alla mente!– che ci permetta di portare a termine le cose ma soprattutto a liberare la testa e vivere più sereni.

Abbiamo queste difficoltà anche perché non abbiamo ancora definito esattamente cosa vogliamo ottenere, quando e come. Diletta conferma che analizzare e scomporre le attività e avere ben chiaro il passo successivo da compiere, alleggerisce la mente.

In cosa consiste esattamente questo metodo? Attraverso l’attuazione di 5 passaggi in sequenza, ci si trova in un flusso in cui abbiamo sempre la sensazione di avere chiaro cosa fare. Tuttavia il flusso produttivo è scorrevole solo se la sequenza funziona e i passi sono collegati.

1) Raccogliere

Iniziare col piede giusto è fondamentale, quindi bisogna raccogliere tutti gli input che comportano un’attività in un unico inbox (fisico o digitale è indifferente). Tutto quello che ci viene in mente deve essere annotato e riposto lì: chiamare tecnico, pagare rata, colloquio insegnante. Questo primo passo è fondamentale per acquisire consapevolezza di tutte le cose che sono da fare e per iniziare a depositare le attività fuori dalla mente. Il punto di raccolta deve rimanere sempre vuoto perché il suo contenuto deve essere passato al vaglio con frequenza.

2) Esaminare

In questa fase bisogna prendere delle decisioni.

Bisogna capire se e cosa fare oppure no (quindi cestinare l’attività), se possiamo fare qualcosa subito, se possiamo delegare o se dobbiamo organizzare. Uno dei suggerimenti più apprezzati è la regola dei due minuti: se ci metti meno di 2 minuti a fare una cosa, falla subito! Questo è un ottimo incentivo contro la procrastinazione e soprattutto dà la soddisfazione di portare a compimento delle attività nel giro di poco tempo.

3) Organizzare

Ora che le cose da fare sono chiare, possono essere organizzate in categorie sensate, ad esempio commissioni da fare, libri da leggere, telefonate e così via. In questa fase si organizzano le decisioni prese e non banalmente le attività: è per questo che il sistema permette di mantenere il controllo, perché abbiamo chiaro cosa dobbiamo fare.

4) Verificare

Il sistema sta in piedi soprattutto se c’è una verifica costante delle decisioni prese per capire se sono sempre valide o se ci sono modifiche da fare. Inoltre è possibile che durante il giorno arrivino nuovi input nell’inbox che andranno esaminati e organizzati.

5) Agire

Tutto è organizzato e il flusso è stato avviato, un occhio alle verifiche e poi si passa all’azione in base allo svolgimento della giornata. Se avrò 10 minuti liberi potrò guardare la lista delle telefonate da fare, se avrò delegato un compito controllerò lo stato dei lavori e così via.

Diletta in conclusione mi svela una scoperta affascinante: “avere un sistema affidabile come il GTD mi ha permesso di affinare l’intuito. Dato il contesto, le mie energie e il tempo che ho a disposizione so sempre individuare istintivamente cosa posso e cosa devo fare!”

Ho deciso di darmi un mese di tempo per provare il metodo, facciamo questo tentativo insieme e confrontiamo i risultati?