Liste smart e organizzate

Uno dei problemi più profondi dell’epoca moderna è il divario tra quello che vorremmo fare e quello che riusciamo in effetti a portare a termine nella realtà. Sotto il continuo attacco di nuove possibilità, informazioni, desideri, il pensiero – veloce, leggero, spesso indisciplinato – reagisce, mette in dubbio, sfugge, germoglia, il più delle volte quando meno opportuno. L’essere umano è alla continua ricerca di metodi per catturare quell’idea, quel susseguirsi di azioni da portare a termine e, nello sforzo continuo di ricordare, dimentica di lasciare spazio ed energie per il fare.

L’idea conta per il 10%

Un assunto che mi ha sempre colpito è che un progetto di successo dipende per il 10% dall’idea e per il 90% dalla sua esecuzione. Tutti cerchiamo “l’idea geniale” che ci cambi la vita, che nessuno prima di noi ha avuto – è un po’ disturbante pensare che più che un’idea geniale dietro la realizzazione ci sia una lucida organizzazione e del duro lavoro, ma tant’è: ed è meglio saperlo del contrario, con metodo tutti abbiamo il potenziale di farcela.

Il cervello non è un archivio

Un altro concetto che è fondamentale sapere, prima di introdurre l’argomento di questo articolo – le famigerate To-do list – è che il cervello è una macchina pensante, che spesso viene utilizzata come un archivio. Per capire quanto sia importante, immaginate una freccia, scoccata per trasportare un pacco. Flop. Ecco, un cervello appesantito difficilmente sfreccerà nel corso della giornata.

Fatte nostre queste semplici informazioni, possiamo ben capire perché si parli tanto dell’importanza delle liste e in generale dello scrivere.

Ma scrivere non basta

Scrivere esporta in una memoria esterna (sia essa cartacea o digitale) un pensiero, un’idea, un compito, un flusso di lavoro. Libera RAM, come mi piace dire.

Per ottenere la leggerezza e l’affidabilità necessaria a sentirsi a proprio agio e sicuri di non perdersi qualche pezzo fondamentale non è sufficiente però annotare le cose da fare su pezzetti di carta, agendine o sul retro degli scontrini: non è tanto lo scrivere che ci aiuta ma lo scrivere allo scopo di essere ritrovato, nel modo più efficace che ci porti a fare – bisogna avere metodo.

È il metodo a fare la differenza

Il successo di una lista è direttamente proporzionale alla cura che si dedica nella sua compilazione. La lista è la direzione per raggiungere gli obiettivi che ci siamo preposti. Si tratta però di un’arma a doppio taglio. Se non armeggiata nel modo corretto può creare l’effetto contrario: trovarsi davanti a un’accozzaglia di cose da fare può creare ansia e sentimento di sovraccarico, così come la rassegnazione di non aver controllo del proprio tempo e delle proprie giornate.

Conoscere i diversi tipi di liste (checklist, to-do list), imparare come e quando scriverle, come dividerle e come realizzarle secondo priorità, tempo a disposizione, contesto ed energie è uno degli strumenti più importanti della produttività, che impatta non solo sul singolo, ma sulla sua cerchia di contatti, siano essi colleghi o familiari.

Comprendere le to-do list, capirle e utilizzarle nella vita quotidiana può veramente fare la differenza tra una giornata stressante, stancante, al termine della quale ci si sente frustrati e confusi, e una giornata scorrevole, caratterizzata da un senso di controllo, benessere e compiutezza, che ci ha lasciato anche il tempo per quella telefonata di piacere o quella mezz’ora di camminata nel parco. Che ci rigenera e ci prepara ad affrontare il prossimo compito nella nostra to-do list.

Lista delle cose da fare smart e organizzate – To-do list o not to-do?

È a partire da queste considerazioni che Organizzare Italia ha ideato Lista delle cose da fare smart e organizzate – To-do list o not to-do?, corso in streaming di 4 ore rivolto a piccoli gruppi di partecipanti (da 6 a 8) dedicato a tutti coloro che hanno tentato senza successo di usare le to-do list, o che faticano a capire quanti e quali to-do fare, o che si rendono conto che, nonostante le liste, perdono ancora dei pezzi.

Il corso comprende esercizi, giochi e momenti pratici che possono facilmente essere ricondotti a strategie organizzative funzionali da mettere in pratica immediatamente nel proprio lavoro.

Lista delle cose da fare smart e organizzate – To-do list o not to-do? è uno dei moduli che Organizzare Italia offre per organizzarsi al lavoro. Sono previste agevolazioni per la partecipazione di più persone della stessa azienda.

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– Articolo redatto da Cristina Casula