Organizzarsi la gestione di risorse, tempo e spazio
Organizzarsi la gestione di risorse, tempo e spazio – Tavolo di lavoro di Organizzare Italia a Fattore Innovazione, Rimini
Il 3 dicembre 2019 Organizzare Italia è stata invitata a un evento organizzato e promosso da “Fattor Comune – L’innovazione che crea valore” network di imprese di Rimini. La “Giornata di lavoro per rinnovare” dal titolo #FattoreInnovazione, giunta alla sua terza edizione, ha visto nel corso della mattinata un programma ricco di interventi all’insegna dell’innovazione in azienda e delle opportunità d’impatto sociale che progetti e aziende possono cogliere, tra i temi si è parlato per esempio del valore delle società benefit per la rigenerazione dei territori.
Il programma del pomeriggio ha previsto dei tavoli di lavoro ed esercizi pratici su metodologie innovative rivolte a manager e imprenditori che vogliono migliorare il proprio business. Tra questi eravamo presenti con un assaggio dei corsi che Organizzare Italia propone ad aziende e lavoratori: organizzarsi la gestione di risorse, tempo e spazio. Quali strumenti e metodi organizzativi possiamo mettere in campo per agevolare la mente ad affrontare con più serenità la complessità delle nostre giornate?
Il laboratorio
In aula abbiamo trovato persone aperte, disposte a mettersi in gioco e curiose di poter trovare suggerimenti e modalità per affrontare la loro giornata di lavoro, che hanno detto tutti essere molto pressante sia da un punto di vista pratico che emotivo. La percezione comune è che il lavoro sia sempre più impegnativo e che gli impegni invece di diminuire aumentino. I presenti, circa 15 persone tra uomini e donne, hanno giocato, discusso e riso insieme, confrontandosi sulle sfide organizzative, di gestione di tempo ed energia che ognuno si trova affrontare nella propria giornata e i vari metodi, più o meno vincenti che ognuno mette in campo.
Neurorganizing®
L’approccio da noi utilizzato in aula è quello del Neurorganizing®, una metodologia innovativa che abbiamo creato e che utilizziamo soprattutto nei contesti aziendali. Questo approccio innovativo, divertente e pratico prevede un’apertura alla consapevolezza del funzionamento del cervello, sulla base delle ultime scoperte delle neuroscienze, per aiutarci, con una sorta di ‘istruzioni per l’uso’, a renderci conto di come utilizziamo le nostre risorse mentali ed è alla base dell’andamento della nostra giornata, non solo lavorativa. Le scoperte neuroscientifiche ci aiutano a capire come funziona la mente e il Professional Organizing ci suggerisce come poterla aiutare a lavorare meglio.
Le risorse esauribili
L’attenzione, la concentrazione, la forza di volontà, la capacità di prendere decisioni sono fondamentali per tutto ciò che facciamo, e sono tutte risorse esauribili che devono essere trattate con rispetto e consapevolezza. Il valore di ciascuna di queste non sempre ci è del tutto evidente e le diamo per scontate, rischiando di sprecarne una grande quantità. Per questo motivo i nostri corsi in aula portano le persone a riflettere su come funziona la nostra mente e su come poterla aiutare attraverso strategie e metodi organizzativi per fare in modo che non si esaurisca, non si stanchi in maniera spropositata, non veda lo stress sopprimere le nostre capacità mentali.
L’incontro a Fattore Innovazione è durato 4 ore ed è stata un’occasione grazie alla quale, sulla base di queste nozioni generali, sempre divertenti e facilmente comprensibili, analizzare i comportamenti e le abitudini organizzative di chi era presente in aula, cercando ognuno per sé di individuare quali di queste si dimostrassero poco funzionali e quindi capire come agevolare un cambiamento. Il cambiamento a cui si fa riferimento consiste in piccole azioni quotidiane, in cose che appaiono banali ma che possono fare una grande differenza e avere un enorme impatto su come ci sentiamo al lavoro. Tra queste c’è per esempio l’organizzazione dei nostri strumenti digitali, delle informazioni degli impegni e dell’ordine degli oggetti che usiamo ogni giorno.
Le soluzioni
Le soluzioni per gestire tutto questo sono suggerite proprio partendo dal funzionamento della mente, ma vengono elaborate dal singolo sulla base delle proprie abitudini, delle proprie metodologie e del proprio modo di essere, sulla base dei quali individua la miglior alternativa al proprio agire e nel proprio flusso di lavoro, in base anche delle caratteristiche del proprio lavoro e del contesto in cui ci si trova a lavorare. Partendo quindi dalle suggestioni comuni si arriva, dopo poche ore, ad avere delle idee pratiche da mettere in atto subito, potendo ciascuno scegliere cosa provare a seconda di quello che personalmente può funzionare. Non mancano spunti di riflessione anche per il lavoro di collaborazione, ovvero vedere l’organizzazione personale come una base per poter costruire un lavoro di gruppo e quindi un’interazione più funzionale e gradevole con le persone con cui si lavora più spesso.
I feedback dei partecipanti
Ed ecco alcuni commenti dei partecipanti al nostro laboratorio di quel giorno che esprimono ciò che le persone hanno provato e imparato:
“La formazione mi è piaciuta tantissimo, per mettere ordine nel lavoro e nella propria vita bisogna partire dai fundamentals, dai concetti che sembrano banali ma che sono i più importanti. Mi porto sempre più a casa l’idea che nella vita e di conseguenza nel lavoro, ciò che accade lo decidiamo sempre noi (nel senso che siamo noi a decidere come sentirci di fronte a quello che ci succede). Grazie! Francesco”
“L’evento personalmente mi è piaciuto tanto, anche perché il discorso organizzazione/ottimizzazione tempi/produttivitá mi è sempre interessato. In particolare ho trovato molto valido l’approccio avuto, ovvero quello di partire dalle emozioni e cercare di far capire ad ognuno in quale “categoria” si identifichi. Molte cose già le avevo viste appunto perché sono interessato all’argomento ma sicuramente mi è servito approfondirle e vedere anche in un’ottica diversa. Damian”
“Grazie per l’esperienza fatta al tavolo di lavoro. Personalmente mi trovo a vivere una fase professionale estremamente nuova. Dopo aver ricoperto ruoli apicali per numerosi anni ho deciso la strada della libera professione e di gestire alcune attività “scalabili”. Il lavoro fatto al tavolo mi è servito per centrare meglio l’uso del mio tempo. Ritengo la modalità del tavolo interessante […] ritengo il tuo modo di porti [in aula] estremamente efficace per evitare cali di attenzione. Grazie ancora, Eugenio”
“[…] nel complesso ho ritenuto la sessione proficua ed estremamente interessante soprattutto per l’approccio psicologico che bisognerebbe avere. Mi sono ritrovato con tutti i concetti espressi che avevo già avuto in parte modo di conoscere grazie ad un mio amico psicologo del lavoro che me ne aveva parlato. Ritengo degno di lode che Organizzare Italia voglia aiutare le persone ad auto-organizzarsi in quanto su questo punto di vista in Italia siamo molto indietro. Grazie e a presto Federico”
