Semplifica e Riprendi il Controllo: il DNA di Organizzare Italia
Nel 2015 Mondadori mi ha dato l’opportunità di pubblicare il mio primo libro“Facciamo ordine – in casa, nel lavoro, nella vita” che per me è stata l’occasione per mettere ordine ciò che avevo appreso fino a quel momento nel campo dell’organizzazione personale quindi di condividere ciò che stavo applicando negli interventi di riorganizzazione con i miei clienti.
Il metodo che è ne è derivato si chiama SRC, Semplifica e Riprendi il Controllo ed è parte integrante dell’approccio che usiamo sia internamente in azienda che in tutte le attività che proponiamo ai clienti, ed è oggi talmente insito nel DNA che lo diamo per scontato e naturale. Può essere utile andare a rivederlo per capire come questo ha condizionato e condiziona le nostre modalità di lavoro e la filosofia organizzativa sulla quale impostiamo tutte le nostre attività. Vediamo i 6 passi in cui si articola il metodo:
Consapevolezza
Il primo passo è ‘aumentare la consapevolezza’. Questo punto riguarda la capacità stessa di dare un valore all’organizzazione personale, capire cosa significa gestire in maniera efficiente e soddisfacente le risorse personali di tempo, spazio, energie. Capire anche che cosa significa per gli altri: chi lavora o vive con noi è influenzato dalla nostra organizzazione, lo è spesso di più, e più negativamente, di quanto ne siamo consapevoli. Non si può coltivare l‘organizzazione personale quindi se non se ne coglie l’importanza da un punto di vista sia individuale che sociale. La nostra azienda lavora con obiettivi molto chiari su questo punto, abbiamo infatti impostato la nostra attività su uno statuto societario in cui dichiariamo la nostra consapevolezza rispetto all’impatto sociale e ambientale che abbiamo e che vogliamo avere. La natura stessa del nostro lavoro, ovvero insegnare e allenare le capacità organizzative delle persone e delle aziende, esercita una forte influenza positiva sulle loro vite.Quando interveniamo quindi la prima cosa che andiamo a fare è facilitare l’aumento della consapevolezza attraverso specifica formazione e strumenti ad hoc.
Semplificazione
Il secondo passo del metodo SRC è ‘semplificare’. Tutte le attività che mettiamo in campo per noi internamente, ma anche per i nostri clienti, siano esse aziende, insegnanti, genitori, professional organizer, hanno lo scopo principale di semplificare la vita, ovvero rendere più affrontabile la complessità.Una volta che ci si è resi conto di quanto sia fondamentale investire nell’organizzazione personale, è necessario comprendere che provare a organizzare tutto non solo non è possibile ma è spesso anche inutile. Il fine dell’organizzazione, per il nostro approccio, è rendere semplice, rendere più agile e funzionale, facilitare, agevolare e alleggerire.Da un punto di vista aziendale abbiamo riportato questo valore addirittura nel nostro payoff, “Semplifica la tua vita”. Semplificare non è semplice, ma regala valore ed è anche questo che facciamo con i nostri interventi.ValutazioneIl terzo passo è ‘valutare’: una volta aumentata la consapevolezza rispetto al nostro stato organizzativo e alla nostra soddisfazione ad esso legata, e inteso che le attività per migliorarlo non devono complicare ma semplificare, allora si può passare a valutare che cosa ci circonda e perché. Capire il valore che attribuiamo alle cose, a ciò che richiama la nostra attenzione, agli impegni e ai compiti che ci arrivano, agli input che in ogni momento ci raggiungono è infatti fondamentale per decidere di cosa riempire la nostra vita e cosa invece è superfluo. Al nostro interno le valutazioni che facciamo sono continue, perché parte di una strategia efficace è investire tempo per discernere ciò che è importante da ciò che non lo è. Per valutare con attenzione ci vuole tempo, ma è tempo certamente ben investito.
Decisione
Decidere e chiarire è il quarto passo del metodo:subito dopo la valutazione, quando attribuiamo un peso alle cose, possiamo passare a decidere cosa tenere e cosa lasciare, cosa è necessario e cosa è superfluo, cosa può occupare i nostri spazi, i nostri tempi, la nostra attenzione, e cosa invece non porta valore aggiunto. Questo generalmente è il passaggio più faticoso, perché decidere non è mai facile e può essere anche doloroso. Anche internamente cerchiamo di non perdere mai di vista e di domandarci cosa vogliamo veramente fare con le risorse a nostra disposizione, con i nostri spazi fisici e mentali e con il nostro tempo. Queste preziose risorse devono essere utilizzate in modo allineato rispetto ai nostri obiettivi, quindi ciò che li occupa deve essere scelto con attenzione, dobbiamo decidere cosa farci entrare e cosa no. Quando interveniamo facilitiamo il processo decisionale, aiutiamo le persone e le aziende a dedicare il giusto tempo a questo momento, supportiamo nel capire quali siano i metodi le strategie più efficaci per farlo, aiutiamo a semplificare attraverso gli strumenti più adatti.
Organizzazione
Organizzare è il quinto e penultimo passo consigliato. Si noterà pur mettendo questo metodo al centro l’organizzazione personale, organizzare è un’attività da fare alla fine di un processo. Questo spiega perché spesso i tentativi di organizzazione delle persone non vanno a buon fine, perché si passa subito a organizzare senza passare prima dai passi precedenti che sono indispensabili per individuare soluzioni organizzative valide e durature. Questa attività è talmente importante per noi che l’abbiamo messa nella ragione sociale dell’azienda, Organizzare Italia appunto. A lei dedichiamo tutto il tempo necessario, le è data la massima priorità ed è sempre la cosa più importante da fare. Questo ci permette di lavorare non in urgenza e emergenza, ma sempre in strategia, oltre che intrattenere relazioni molto soddisfacenti (perché ben gestite) con clienti, fornitori e stakeholders. A titolo esemplificativo mi piace condividere il commento di un analista che ha seguito la nostra azienda nella ricertificazione come B Corp: Ancora una volta desidero ringraziarvi per la diligenza e la cura che avete messo nel rispondere alle domande BIA e nel fornire la documentazione e le informazioni richieste. Questo dimostra quanto Organizzare Italia valorizzi la Certificazione e il nostro lavoro. Come menzionato nella nostra chiamata, questo ha permesso a entrambi di risparmiare molto tempo, che siamo stati quindi in grado di utilizzare per altri scopi, come per esempio personalmente per fare una passeggiata e alleviare lo stress. Per darvi un’idea dedichiamo in media 8 ore e 20 minuti all’analisi dell’azienda, che include la verifica del questionario, l’analisi dei documenti e le chiamate di revisione; il processo di verifica di Organizzare Italia è durato 4h 54 min. È una riduzione di oltre il 40%! Grazie per averci restituito questo tempo, che sicuramente dimostra l’impatto che ha la vostra attività.
Manutenzione
Il percorso di miglioramento delle abilità organizzative non finisce mai, è un continuo apprendere e adattarsi alle circostanze. L’unico modo per tenersi al passo con i cambiamenti è affrontare le situazioni in maniera strutturata e flessibile. L’ultimo passo quindi non è un’attività specifica, ma un processo di continua revisione e rivalutazione dei passi precedenti. Il circolo virtuoso porta ad adottare strategie organizzative più efficaci, ad aumentare così la soddisfazione personale, a fare crescere la motivazione e a riprodurre quindi comportamenti e instaurare abitudini organizzative funzionali. La perfezione non esiste e non è l’obiettivo, neanche per noi che abbiamo fatto dell’organizzazione il nostro pane quotidiano, ma il continuo miglioramento quello si è desiderabile e perseguibile.
