Come organizzare lo Smart Working

Come organizzare lo smart working, lavorare da casa è difficile?

Il corona virus ha costretto aziende e persone a scegliere lo smart working come nuova modalità, ma l’approccio al lavoro è strettamente legato e influenzato dall’ambiente aziendale, da spazi e tempi a cui il cervello è abituato. Lavorare da casa fa saltare molti di questi paradigmi e rischia di mettere in crisi chi non è abituato a lavorare in remoto, solo e distante da uffici e persone. Inoltre nello spazio di casa la già complessa realtà lavorativa si sovrappone alla gestione famigliare e alle incombenze domestiche, l’attenzione viene così facilmente deviata da oggetti, faccende e persone che normalmente non fanno parte della sfera lavorativa.
Per fare in modo che le risorse di tempo e energie non vengano disperse è necessario impostare un’organizzazione che permetta di gestire al meglio entrambi gli ambiti, senza soccombere.

Ecco alcuni consigli organizzativi a cui prestare attenzione per fare smart working da casa in modo funzionale, per riuscire ad essere produttivi e soddisfatti. Il lavoro da casa se mal gestito può confondere, infastidire e rendere inconcludenti, se ben organizzato regala gratificazione e appagamento, restituendo tempo e serenità.

Scrivania ad hoc

L’ufficio dove si è soliti lavorare ha spazi condivisi e personali con chiare funzioni e ben delimitati, la postazione di lavoro è personale e ci si trova tutto ciò che serve per facilitare il flusso di lavoro. Anche a casa è necessario quindi delimitare un’area specifica dove lavorare, una scrivania o un tavolo che garantisca uno spazio dedicato dove pensare ed elaborare, dove fare confusione e creare, dove cercare soluzioni e impegnarsi, insomma dove il nostro cervello possa sentirsi realmente al lavoro. Anche se la casa è piccola è necessario battezzare un’area destinata al lavoro, così come se si entrasse in ufficio.

No calzini sparsi

La scrivania, o il tavolo scelto per questo scopo, e la sedia devono essere pronti a contenere il lavoro. Devono permettere il mantenimento di una postura corretta e la libertà di movimento, le superfici devono essere libere e l’area accogliente, la sedia sgombra così come tutta l’area circostante. Vestiti ammucchiati, giornali vecchi, calzini sparsi non aiutano certo il cervello col setting organizzativo corretto e rischiano di influenzare negativamente l’approccio al lavoro.
La scrivania è da posizionare possibilmente vicino a una finestra per poter godere di un po’ di aria fresca e di luce naturale, coadiuvata da una buona lampada per vedere bene ad ogni ora. Infine la posizione del computer deve consentire la corretta postura: schermo, tastiera e braccia devono essere alla giusta distanza e permettere ai gomiti di poggiare sulla superficie. Qualsiasi posizione incastrata tra mobili e oggetti o costretta in poco spazio non risulta ospitale né per il corpo e né per la mente.

Il bersaglio

Per la gestione ottimale dello spazio è utile seguire la regola del bersaglio che suggerisce di tenere vicine e a portata di mano le cose che si utilizzano più spesso e via via più lontano ciò che si usa meno. Creare una postazione di lavoro a casa è una vera opportunità per eliminare il superfluo e tenere solo ciò che è veramente utile dal punto di vista pratico ed emotivo. Passata l’emergenza corona virus è possibile che si verifichino nuove possibilità di lavorare da casa e comunque quella postazione potrà servire per permettere una più oculata e attenta gestione della casa, diventando quindi questo spazio l’ufficio che ogni casa e nucleo famigliare dovrebbero avere per gestire l’economia domestica.

 Carta, penna e calamaio

È importante tenere a portata di mano solo quanto è strettamente necessario. Tra gli strumenti fondamentali non possono mancare carta e penna, per cogliere al volo le proprie idee, le informazioni provenienti da telefonate, messaggi e navigando su internet, e gli input che arrivano da chi condivide gli spazi domestici. Tutti questi stimoli rischiano di gravare solo sulla mente finché non si trova un posto sicuro: lo stesso notes nello stesso posto per parcheggiare il carico fino a quando arriva il giusto momento per l’elaborazione.

Calendario e to do list

Altri strumenti essenziali da usare in maniera continuativa nelle giornate di lavoro sono il calendario e la lista delle cose da fare. Sul calendario, cartaceo o digitale, saranno riportati tutti gli avvenimenti o impegni con una scadenza temporale: una riunione online, un webinar, un incontro, un appuntamento devono essere segnati sullo stesso unico calendario, con precisa collocazione temporale di data e ora, dando così una chiara idea della struttura della giornata e della settimana. La to do list, cartacea o digitale a seconda della preferenza, deve accogliere tutte le voci delle cose da fare che non hanno una specifica scadenza temporale. Entrambi gli strumenti devono essere tenuti a portata di vista e consultati ogni volta che ci si chiede ‘E ora cosa faccio? A cosa dedico la mia attenzione adesso?’ per facilitare la decisione e lavorare così sulle giuste priorità.

Collaborare in remoto

Un’altra delle grandi sfide di chi lavora in remoto è la gestione del lavoro condiviso. Lo sforzo di impostare un’organizzazione valida deve essere considerevole perché non ci si incontra fisicamente e non vi è la possibilità di imbattersi in un collega causalmente. Si tratta, a ben vedere, di un’ottima opportunità per rivalutare le strategie di collaborazione e l’organizzazione della comunicazione tra colleghi. Con ogni persona con cui si collabora più assiduamente va deciso come e quando confrontarsi, su quali temi lavorare e con quali tempistiche, con che strumento comunicare tra un incontro e l’altro. Questa preparazione è impegnativa e prende del tempo, che risulterà però certamente ben investito perché invita a chiarire obiettivi e risultati, tempi e attività, e facilita così notevolmente la collaborazione e il lavoro individuale.

Strumenti per il lavoro condiviso

Nella comunicazione e nel flusso di informazioni c’è il rischio di disperdere molte energie e attenzione e di perdere pezzi importanti, vale quindi la pena di capire quali siano gli strumenti da utilizzare per collaborare da remoto. In particolare va scelto uno strumento dedicato per ognuna di queste attività:

• per incontrarsi online one-to-one o con più persone tramite video-chiamata
• per condividere files su cui lavorare contemporaneamente con più persone permettendo di capire chi lavora su cosa
• per scambiare informazioni tra una riunione e la successiva per iscritto in forma di chat, non come archivio ma come sostitutivo alla conversazione a voce (attenzione a scegliere uno strumento non invasivo)
• per suddividere il lavoro in progetti e in step in modo da facilitare la condivisione della progressione delle cose da fare e la verifica dello stato dell’arte.

La scelta va fatta insieme e condivisa, e va dedicato del tempo per capire come usare correttamente lo strumento anche attraverso l’impostazione di regole comuni.

L’importanza della pausa

Lavorare da soli a casa può essere faticoso, non c’è infatti nessun punto di riferimento esterno che scandisce il tempo e il rischio è che il lavoro diventi pervasivo. È importante quindi fissare gli orari di inizio e fine del lavoro, anche se dovessero essere orari non consueti, assecondare il nostro bioritmo quando possibile può essere infatti vantaggioso.
Si deve essere disciplinati nel rispettare il tempo da dedicare alla famiglia e alle attività non lavorative, per mantenere il tanto agognato equilibrio lavoro-vita privata (work-life balance). Inoltre per la mente è fondamentale prendere delle pause rigeneranti, non essere sempre connessa, prendere un bel respiro prima di rituffarsi nel lavoro.

Sto lavorando!

Anche chi condivide gli spazi domestici non è abituato a veder lavorare da casa e fatica a rispettare lo sforzo dello smart worker. Coniuge, bambini, genitori, nonni sono pronti ogni momento a chiedere qualcosa, la percezione diffusa infatti è che se si è a casa non si sta lavorando veramente. In questo caso è utile coinvolgere i membri della famiglia nel progetto dello spazio ‘ufficio in casa’ e stabilire insieme l’orario d’ufficio, che deve essere rispettato da entrambe le parti: è più facile evitare interruzioni se si sa di potersi confrontare di lì a poco ed è meno impegnativo rispettare una regola se si è contribuito a crearla.

Distrazioni e interruzioni

Se le interruzioni da parte dei membri della famiglia possono essere evitate, le distrazioni auto provocate sono invece molto difficili da scongiurare. Il cervello sceglie con maggior probabilità di dedicare attenzione alla cosa più nuova e facile invece che a ciò che risulta più difficile e noioso, per questo ci si ritrova quasi inconsapevolmente sui social o nella casella della posta in arrivo, e si torna invece con gran fatica al progetto o al compito più impegnativo. Non è sbagliato stare sui social o nell’inbox ma può far sprecare molto tempo, per questo motivo è utile dividere la giornata in fette e alternare momenti di alta concentrazione da dedicare a compiti impegnativi e faticosi a momenti destinati ad attività più leggere. Il cervello lavora meglio se sa a cosa dedicare la sua massima attenzione in ogni momento, al contrario se salta da una cosa all’altra frequentemente si affatica e rischia di sbagliare.

Concludendo

L’opportunità di vedere riconosciuta il vero valore e la giusta dignità allo smart working passa anche dalla capacità del singolo smart worker di organizzare il proprio lavoro in contesti e modalità a cui non è abituato. È necessario che le imprese prendano atto dell’aumento di rendimento che viene registrato con l’attuazione di questa nuova possibilità ed è indispensabile che permettano ai collaboratori di poter rafforzare le loro competenze organizzative attraverso specifica formazione per un flusso di lavoro più produttivo ed efficiente, con meno dispersione e più soddisfazione, per il singolo e per l’azienda.