Nuovi metodi organizzativi per un nuovo futuro del lavoro
Recentemente sono incappata in un articolo veramente interessante della Harvard Business Review che riguarda un’iniziativa di ricerca dal titolo “Nuovo futuro del lavoro“, condotta da Microsoft insieme a altre grandi aziende, tra cui LikedIn. Un centinaio di ricercatori si sono riuniti per studiare e cercare di capire le dinamiche che influenzano il lavoro a distanza e da casa e il rapporto tra lavoro, l’ambito domestico e la gestione della famiglia.
Ciò che è stato rilevato nel nuovo modo in cui ci siamo trovati costretti a lavorare è un indice che ha mostrato che la produttività è rimasta uguale o è addirittura cresciuta: quasi la metà dei dipendenti ha riferito di lavorare più ore e solo il 9% ha dichiarato di lavorare di meno. Ma a più di un anno dall’inizio della pandemia il 54% degli intervistati ha affermato di sentirsi oberato di lavoro e il 39% ha dichiarato di sentirsi esausto.
È evidente che man mano che il lavoro entrava nelle nostre case i confini hanno iniziato a confondersi. La ricerca osserva a tal proposito una condizione chiamata “paradosso ibrido” secondo il quale da una parte le persone lamentano la mancanza di molte cose del lavoro in ufficio e dall’altra hanno un gran timore di perdere la flessibilità del lavoro a distanza.
Una nuova definizione di produttività: partire dal ‘micro’
Tra le conclusioni più interessanti evidenziate dalla ricerca c’è la necessità per le imprese e per i manager di creare una nuova definizione di produttività che tenga in considerazione il paradosso ibrido. Dove il confine tra lavoro e casa non esiste più, è necessario non tenere conto solo di quanto le persone fanno, ma di come effettivamente lavorano.
Secondo la ricerca globale per capire come passare al lavoro ibrido non è sufficiente essere guidati da semplici misure di produttività. Sebbene si possa essere tentati di equiparare gli alti livelli di attività dei dipendenti al successo, in questo modo non si tengono in considerazione i fattori che guidano la sostenibilità a lungo termine. È necessario espandere il modo in cui si pensa alla produttività per concentrarsi sul benessere, le connessioni sociali e la collaborazione per guidare il successo aziendale.
La conclusione a cui perviene la grande ricerca e l’indicazione che ne deriva si basa su un concetto che, a detta dei ricercatori, ha ampliato il modo in cui Microsoft stessa pensa alla produttività. Si è introdotto il concetto di micro-produttività: l’organizzazione dei micro-momenti e dei micro-task diventa in azienda il fattore a cui prestare la massima attenzione, il nuovo approccio da cui ripartire.
Il metodo: la persona, e la sua organizzazione, al centro
Il lavoro ibrido ci da l’opportunità di creare un approccio più sostenibile al lavoro, cercando di cogliere i vantaggi del lavoro a distanza e del lavoro in ufficio. Per indirizzarci verso questo obiettivo suggeriamo un metodo che è esattamente quello che anche Microsoft vede come opportuno: mettere al centro la persona e trovare ciò che funziona per ogni individuo.
Ci sono enormi differenze individuali nell’organizzazione più o meno efficace del lavoro a distanza, come del resto anche di quello in presenza; anche nello stesso contesto le esperienze delle singole persone possono infatti essere molto diverse.
L’indicazione della ricerca, e ciò che Organizzare Italia suggerisce da sempre, è di chiedere alle persone di prendersi il tempo per riflettere su quando e dove si sentono più o meno produttive, se lavorano meglio in un determinato luogo, dove si sentono più concentrate, dove ritengono ci sono meno interruzioni.
Il benessere personale
Nel mettere al centro la persona è importante quindi non solo chiederle di rendersi più consapevole della sua micro-produttività, ma anche di non perdere di vista il proprio benessere e le azioni che lo possono favorire, anche attraverso la sua micro-organizzazione.
Per esempio nel lavoro da casa bisognerebbe incoraggiare le persone a progettare le loro giornate in modo da includere altre priorità come la famiglia, la forma fisica o gli hobby. Incoraggiarle a fare un pisolino se ne hanno bisogno e uscire tra una riunione e l’altra. Gli studi sul cervello mostrano che anche le pause di cinque minuti tra le riunioni a distanza aiutano le persone a pensare in modo più chiaro e a ridurre lo stress.
Le persone inoltre vanno supportate nello stabilire dei limiti a casa in modo che non lavorino ogni ora del giorno solo perché possono.
L’organizzazione della collaborazione
Nel lavoro forzato a distanza si sono persi molti dei vantaggi di lavorare insieme in ufficio. I partecipanti agli studi hanno riferito che il lavoro creativo come il brainstorming di gruppo è stato più difficile da remoto e che la sensazione generale è una crescente perdita di connessione con i colleghi. Un recente articolo su Nature Human Behavior ha evidenziato come le reti al lavoro stanno diventando più isolate, presentando rischi per l’innovazione, il trasferimento di conoscenze e, in definitiva, per la produttività.
Un aspetto chiave per rendere produttivo il lavoro ibrido quindi è trovare un compromesso tra gli stili di lavoro individuali e le esigenze del team. Suggeriamo di farlo, e lo indica anche Microsoft alla luce della ricerca, attraverso un lavoro sull’organizzazione del gruppo di lavoro, partendo dall’organizzazione personale.
Gli individui devono comprendere e condividere come funzionano meglio e questo porta a co-creare delle regole organizzative di squadra, una serie di norme del team che definiscono come si vuole lavorare insieme nel lavoro ibrido. I team possono stabilire per esempio giorni senza riunioni o pianificare riunioni di gruppo regolari di persona. Oppure si possono fissare delle norme condivise in merito alle ore in cui sono previste risposte per evitare che l’orario di lavoro flessibile di una persona diventi il messaggio fuori orario per un’altra.
Dalle parole dei ricercatori Microsoft: “Per la vecchia definizione di produttività, coordinare la collaborazione del team secondo gli stili di lavoro individuali sarebbe sembrato inutile, sarebbe apparso come troppo impegnativo o sarebbe stato percepito persino come imbarazzante. Con la nuova definizione di produttività in mente, queste attività diventano essenziali.”
Curare la micro-organizzazione per accrescere l’innovazione
Aiutare le persone, i team e le organizzazioni a essere produttivi e a raggiungere i propri obiettivi in un mondo che sostiene il benessere e la collaborazione può aiutare anche l’innovazione.
L’innovazione richiede che le persone si riuniscano per scambiare idee e trovare soluzioni, e che abbiano il tempo e l’attenzione anche per la riflessione individuale. Se impostato male il lavoro ibrido rischia di indebolire le connessioni sociali e avere un impatto negativo sull’innovazione. Se impostato bene invece può creare esattamente queste condizioni.
Il lavoro a distanza è ottimo per la produttività individuale e le attività di routine, mentre per le attività che dipendono in modo esteso e dinamico da altre persone e per le attività creative come il brainstorming e la risoluzione dei problemi è auspicabile la collaborazione di persona. Ad esempio l’inizio di un progetto è un ottimo motivo per incontrarsi di persona, ma una volta che i problemi sono formalizzati, i flussi di lavoro standardizzati e le responsabilità stabilite, si può passare a una modalità dove il lavoro a distanza può essere più efficace. Allo stesso modo quando viene creato un team o quando ci sono nuovi collaboratori si dovrebbe incoraggiare a trascorrere del tempo in ufficio per creare le connessioni sociali fondamentali che alimentano l’innovazione e aiutano il lavoro a distanza.
Poiché molti stanno passando al lavoro ibrido è necessario quindi, secondo Microsoft e secondo noi, utilizzare questa nuova definizione di produttività non solo per guidare il modo di lavorare, ma per favorire l’innovazione. È necessario quindi pensare alla produttività in modo nuovo e più ampio.
Organizzare Italia ti può aiutare a capire come includere nella tua azienda il nuovo metodo basato sulla micro-produttività e sulla micro-organizzazione, per favorire il lavoro e il benessere di tutti e una crescita aziendale sostenibile.
