Pianificazione: un calendario allunga la vita?
Settembre è arrivato e si fa sentire! I ritmi sono già tornati incalzanti, gli impegni da estivi e mondani sono diventati pressanti, di lavoro e di famiglia. Abituati ai tempi più tranquilli delle vacanze tornare ad essere efficienti può essere faticoso.
Per non stressarsi subito e per non farsi prendere dall’ansia di dimenticare qualche impegno o appuntamento e soprattutto per sfruttare al meglio le proprie giornate, gli strumenti organizzativi ci vengono in aiuto.
Questo è anche periodo di buoni propositi, per molti si riparte con nuovi progetti, in estate si sono fatti bilanci e, chi è stato bravo ha pianificato gli step dei prossimi mesi per raggiungere obiettivi e risultati. Anche per questo l’organizzazione è preziosa.
Il primo strumento organizzativo di cui non si può fare a meno è il calendario, che sia cartaceo o digitale non importa, usarlo è un salvavita e, se lo si utilizza correttamente magari la vita ce la allunga anche un po’…
Il calendario, sebbene così fondamentale, spesso succede che venga usato male, in un modo non affine alle modalità e metodi che funzionano a livello personale.
Vediamo le regole più importanti
1. Averne uno solo: importante evitare di averne più di uno altrimenti il rischio è di dimenticare dove ci si è segnati quell’appuntamento importante o la visita dal dentista, se in quello del lavoro o in quello cartaceo di casa o nell’agenda nello studio… Di conseguenza ansia di non averlo segnato affatto e spreco di tempo per cercare l’appuntamento, il giorno e l’orario. Senza contare che se ci viene chiesta disponibilità per una certa data e non abbiamo sott’occhio tutti i nostri appuntamenti si rischia di dire di sì per poi accorgersi che in realtà non eravamo liberi e si rende necessario spostare l’impegno preso.
2. Capire quale sia il formato più adatto tra digitale o cartaceo: è importante scegliere quello che più ci si addice, meglio un calendario o agenda cartacea su cui segnare a mano tutti gli appuntamenti o invece usare un calendario digitale da portarsi sempre con sé sul cellulare? Non c’è una risposta uguale per tutti, ognuno di noi deve trovare il suo. L’ideale è avere sempre con sé il calendario, quello digitale si sincronizza su tutti i dispositivi, puoi vederlo e modificarlo a casa al lavoro ovunque tu sia. Si possono creare più calendari e possono essere condivisi con colleghi, amici o la famiglia. Anche l’agenda può venire sempre con te, non puoi condividerla né sincronizzarla ma ha il vantaggio che gli impegni vengono scritti a mano e ci sono persone che lo preferiscono.
3. Scriverci solo scadenze temporali: il calendario serve per scriverci quegli impegni, appuntamenti e voci che hanno una scadenza temporale, non va usato come una lista di cose da fare. Attenzione: l’eccessivo utilizzo del calendario diventa un’arma a doppio taglio: se si tende a ‘calendarizzare tutto’ il rischio è di confondere i veri impegni della giornata con le cose che si vorrebbero fare, e perdere di vista entrambi. È anche vero che se si hanno scadenze importanti, ad esempio la consegna di un lavoro entro una certa data, è una buona idea segnarsi in calendario il tempo necessario per portare a termine il lavoro in modo da non prendere altri appuntamenti rischiando di mancare la scadenza.
La pianificazione della giornata e il fatto di vedere nero su bianco tutti gli impegni fa prendere consapevolezza di tutto quel che si fa, del tempo impegnato al lavoro ed extra lavoro, oltre che avere ben chiaro quanto tempo rimane a nostra disposizione.
La programmazione consente di valorizzare il tempo e di viverlo pienamente, quello di lavoro ma anche quello personale, di riposo e di svago e quindi idealmente lo allunga!