Documenti: organizzarli per avere sotto controllo scadenze e pagamenti
Vi è capitato più di una volta di perdervi una scadenza oppure di smarrire una bolletta che dovevate pagare il giorno dopo? Se la vostra risposta è sì, niente paura, fate un bel respiro e ripartite con il piede giusto, magari iniziando a leggere questo articolo.
Nella vita domestica quotidiana, sia che viviate da soli o in famiglia, la gestione delle scadenze e dei pagamenti crea spesso problemi di stress e ansia soprattutto in termini di gestione dei documenti ad essi collegati.
E allora cosa fare? Come liberarsi di bollette da pagare e scadenze assillanti? Come evitare le fastidiose conseguenze dei pagamenti ritardati o delle scadenze dimenticate? Come non perdere tempo e buonumore e avere i vostri documenti più importanti sotto controllo?
Di certo non potete affidarvi alla vostra memoria o a quella dei vostri familiari , né pensare che qualcuno risolverà magicamente il problema per voi! La soluzione più facile e sostenibile? Pianificare e stabilire come e dove organizzare i documenti di casa per tenere sotto controllo scadenze e pagamenti.
Nonostante la dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti degli ultimi anni, in ogni casa si possono trovare molti documenti cartacei quali ad esempio, a titolo non esaustivo :
- Bollette per consumo di acqua, luce, gas e telefono
- assicurazioni
- tasse scolastiche o universitarie
- multe stradali
- cambiali
- canoni di locazione
- spese condominiali
- tasse comunali (ad esempio TARI, IMU,TASI)
- fatture da saldare
E così tanti altri documenti e altrettante scadenze!
Ecco allora alcune soluzioni semplici ed anti stress per imparare a gestire documenti e relative scadenze:
- Create un archivio documenti con un doppio scomparto dove conservare da un lato i pagamenti in scadenza e dall’altro le ricevute dei pagamenti effettuati (per semplificarvi la vita potreste individuare anche un cassetto non utilizzato o delle scatole e destinarli a questa funzione). Dopo aver effettuato il pagamento ricordatevi sempre che, per legge, tutte le ricevute dei pagamenti effettuati devono essere conservate per un determinato periodo di tempo che varia a seconda del termine di prescrizione dei diritti ad essi collegati!
- Posizionate l’archivio in un luogo della casa facilmente raggiungibile da tutti i familiari ma riservato rispetto all’accesso di esterni.
- Collegate all’archivio un calendario o un’agenda in cui annotare le scadenze dei pagamenti e chi deve occuparsene e condividetelo con tutti i membri della famiglia.
- Monitorate scadenze e pagamenti ogni settimana di modo che se avete dimenticato qualcosa , dovete aggiungere altre scadenze, avrete sempre chiaro l’ordine delle priorità e le scadenze più prossime. Potrebbe essere utile stabilire un giorno fisso alla settimana per creare la routine almeno all’inizio.
- Prendendo spunto dal Lean Manufacturing potreste creare una tabella CCQ (Chi, Cosa, Quando) ripartendo i compiti tra i vari familiari per evitare che lo stress di scadenze e pagamenti ricada su una sola persona e si perda di nuovo la bussola.
- Se invece vi sono vocazioni tecnologiche personali o familiari per gestire le scadenze potete trovare diverse app e software che aiutano a tenere sotto controllo i pagamenti e le scadenze.
Ricordatevi, però, che qualunque soluzione scegliate, che sia tecnologica o cartacea, l’importante è che il metodo sia approvato e condiviso da tutta la famiglia e che soprattutto non sia causa di ulteriore stress.
E infine per sdrammatizzare e dirvi che anche noi Professional Organizer siamo “umani” vi racconto di … un esempio di perfetta unione tra cartaceo e digitale per la gestione di scadenze e pagamenti! A casa mia da anni usiamo il metodo mApp (che sta per Memorizza sul calendario, Archivia e Applica). Il metodo creato e testato con successo dal mio papà funziona così: lui conserva in un’apposita scatola i documenti e annota i promemoria delle scadenze in un’agenda condivisa e io applico il metodo eseguendo materialmente i pagamenti … rigorosamente on line. Il nostro motto è mApp.. Scadenze senza stress! E vi assicuro che non perdiamo un colpo!
