Sopravvivere al flusso delle e-mail

Qui di seguito vi suggerisco alcuni consigli per gestire la posta e sopravvivere alle valanghe di mail che riceviamo ogni giorno in ufficio o nella nostra casella di posta personale.

– Definisci un tempo specifico in cui scarichi le mail. Per alcuni bastano 2 o 3 volte al giorno, per altri almeno 5 volte.Ma non esagerare!

– Scarta immediatamente le mail impersonali e i messaggi irrilevanti. Se ritieni che siano irrilevanti non perdere tempo a scorrere o a leggerle: eliminale!

– Rispondi velocemente alle mail che richiedono risposte veloci o urgenti

– Crea delle cartelle suddivise per temi, argomenti, clienti o fornitori. Crea delle regole e dei filtri nella tua casella di posta. Può sembrare noioso all’inizio ma poi ne scoprirai i benefici.

– Svuota la tua casella di posta sempre alla fine di ogni settimana. Non tenere mail non lette o inutili. Piuttosto crea una cartella “mail in sospeso”.

– Non usare la mail per litigare o per discutere di argomenti molto importanti: meglio vedersi di persona o fare una telefonata. Litigare via mail è un’inutile perdita di tempo.

– Se ricevi una mail che ti irrita fortemente non rispondere mai immediatamente ma aspetta, lascia sbollire la rabbia. Una volta sbollita la rabbia potrai rispondere con lucidità e non rischierai di perdere il posto di lavoro. 😉

Fatemi sapere come è andata e se avete bisogno di qualche consiglio, scrivetemi!

Se  vi interessa partecipare ad uno dei nostri laboratori vi aspettiamo al prossimo laboratorio intitolato “Gestione efficace della posta elettronica“: ridurre il volume delle e-mail e raggiungere migliori risultati sul lavoro. Per maggiori informazioni e per iscrivervi scriveteci a info@organizzareitalia.com

Sabrina Toscani

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Mi piace la semplicità, coltivo l’essenzialità, provo a evitare il superfluo, mi sforzo di concentrarmi su ciò che è importante per me. Mi applico con serietà e rido con facilità, adoro l’ironia e credo che in fondo tutto sia un gioco. Penso che le regole e la disciplina facilitino la vita e che il rispetto e la determinazione aiutino a raggiungere gli obiettivi. Ammiro le persone spontanee e autentiche, mi emoziono per tante cose, ma soprattutto al sorriso dei miei figli. Sono CEO e fondatrice di Organizzare Italia.